Zaměstnanci na poradách stráví za svou pracovní kariéru v průměru 6 000 hodin. Střední manažer věnuje poradám 35 % ze svého pracovního času, top manažer dokonce až 50 %. 5-7 % rozpočtu na lidské zdroje utratí firmy za to, že její zaměstnanci se účastní porad. A to není započítán čas přípravy a čas po poradě na zhodnocení. Zároveň až 75 % manažerů velkých a středních firem je nespokojeno s nízkou efektivitou porad. Přitom to jde i jinak. Poradíme vám jak na to.
Porady nemusí být dlouhé, ani nudné. Stačí jen dodržovat pár pravidel.
Před poradou se vyplatí dobře se připravit.
Příprava na poradu bývá náročná a zdlouhavá. Předpokladem dobře připravené porady je mít k dispozici veškeré podklady, znát stav všech zadaných úkolů a vědět o každé změně v zakázce či projektu.
V Projektově je vše velmi jednoduché. Při přípravě na poradu s Projektově není nutné procházet jednotlivé excely s úkoly a ptát se kolegů na jejich stav. Stačí si otevřít aplikaci, a podívat se na report úkolů. Ve výpisu projektů manažer vidí všechny realizované zakázky, v nich zadané úkoly a stav jejich splnění. Projekty si může rozkliknout, nebo reportovat všechny najednou.
Zapojení kolegové mají na Mé stránce výpis svých úkolů z různých projektů, které jim byly delegovány. Aby na blížící se úkoly nezapomněli, systém jim posílá notifikace e-mailem.
Pozvěte jen ty, kterých se obsah porady týká.
Nebojte se také využít online prostoru. Videokonference nebo sdílené dokumenty schůzku zkrátí, případně ji budete moct i úplně zrušit. Jak nepracovat víc a být produktivnější?
Úkol bez termínu a zodpovědné osoby jako by nebyl.
I v případě, že úkoly mají odpovědnou osobu a termín splnění, mohou nastat problémy. Buď si zaměstnanci musí úkol sami dohledat podle zápisu z porady, nebo je jen na nich, jestli si úkol správně poznačili. Snadno se tak stane, že nevědí, který úkol je ten jejich.
V systému na řízení projektů se to nestane. Úkoly přiřazujete v aplikaci k projektům jednotlivým osobám rovnou s termínem plnění klidně už během porady.
TIP: Delegování úkolů: Jak delegovat s Projektově?
Pro efektivní průběh porady není nutné, aby poradu vedla jen jedna osoba. Naopak je přínosem, když každý zaměstnanec představí svůj projekt, informuje o stavu plnění jeho úkolů, a případně upozorní na problémy.
Pro některé zaměstnance může být tento způsob vedení porady problematický. Nemají čas se připravit, je pro ně zdlouhavé a náročné vyhledat si všechny podklady.
Výstupem každé porady by měl být zápis se souhrnem všech podstatných úkolů a rozhodnutí.
Zápisy však bývají nepřehledné, a někteří zaměstnanci jim nevěnují moc pozornosti.
Používáte-li aplikaci na řízení projektů, nemusíte psát složité zápisy. Kdykoli si rozkliknete projekt, uvidíte všechny úkoly, stav jejich plnění, termíny i zodpovědné osoby. Stejně tak to může udělat každý ze zapojených spolupracovníků a hned ví, které úkoly jsou jeho, a do kdy je má splnit. Výpis si můžete exportovat do PDF, a archivovat.
Po každé poradě by mělo následovat zhodnocení toho, co se vyřešilo.
Úspěch porady nezávisí jen na jejím dobrém vedení, ale hlavně na dobré přípravě. Hodnota porady spočívá v kvalitě jejích výstupů. Tedy efektivně zadaných úkolech a rozhodnutích, které jsou jejím výsledkem. Pokud porada nevedla k rozhodnutím, byl to spíše ztracený čas.
Vyzkoušejte Projektově zdarma a porady pro vás odteď budou hračkou.
Projektově.CZ s.r.o. je ostravská společnost, která dlouhodobě spolupracuje s univerzitou Vysoká škola báňská v Ostravě. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro přehledné řízení firmy, projektů a úkolů.
2022 © Projektově.CZ s.r.o. | Obchodní podmínky | Provizní program | Nápověda | API