Jak vést poradu jako profesionál za pomoci Projektově?
![Jak vést poradu jako profesionál za pomoci Projektově? Jak vést poradu jako profesionál za pomoci Projektově?](/img/blog/114_og.png)
Zaměstnanci na poradách stráví za svou pracovní kariéru v průměru 6 000 hodin. Střední manažer věnuje poradám 35 % ze svého pracovního času, top manažer dokonce až 50 %. 5-7 % rozpočtu na lidské zdroje utratí firmy za to, že její zaměstnanci se účastní porad. A to není započítán čas přípravy a čas po poradě na zhodnocení. Zároveň až 75 % manažerů velkých a středních firem je nespokojeno s nízkou efektivitou porad. Přitom to jde i jinak. Poradíme vám jak na to.
Systém na řízení projektů promění vaši nudnou poradu v efektivní setkání
Porady nemusí být dlouhé, ani nudné. Stačí jen dodržovat pár pravidel.
1. Příprava je základ úspěchu
Před poradou se vyplatí dobře se připravit.
- Definujte si účel a cíl porady.
- Naplánujte si podrobný program harmonogram porady.
- Informujte účastníky o jejím konání a obsahu s předstihem.
Příprava na poradu bývá náročná a zdlouhavá. Předpokladem dobře připravené porady je mít k dispozici veškeré podklady, znát stav všech zadaných úkolů a vědět o každé změně v zakázce či projektu.
V Projektově je vše velmi jednoduché. Při přípravě na poradu s Projektově není nutné procházet jednotlivé excely s úkoly a ptát se kolegů na jejich stav. Stačí si otevřít aplikaci, a podívat se na report úkolů. Ve výpisu projektů manažer vidí všechny realizované zakázky, v nich zadané úkoly a stav jejich splnění. Projekty si může rozkliknout, nebo reportovat všechny najednou.
![Aktuální stav úkolů na jednom místě Aktuální stav úkolů na jednom místě](/img/blog/114_ukoly.gif)
Zapojení kolegové mají na Mé stránce výpis svých úkolů z různých projektů, které jim byly delegovány. Aby na blížící se úkoly nezapomněli, systém jim posílá notifikace e-mailem.
![Má stránka Má stránka](/img/blog/114_ma_stranka.jpg)
2. Vyberte vhodné místo a čas
Pozvěte jen ty, kterých se obsah porady týká.
- Vyberte přesně takové místo, aby odpovídalo velikostí i vybavením potřebám vašeho jednání.
- Účastnit by se měli jen ti, kterých se projednávané téma opravdu týká. Ostatní by se nudili a jen ztráceli čas.
Nebojte se také využít online prostoru. Videokonference nebo sdílené dokumenty schůzku zkrátí, případně ji budete moct i úplně zrušit. Jak nepracovat víc a být produktivnější?
3. Rozhodujte, úkolujte, termínujte
Úkol bez termínu a zodpovědné osoby jako by nebyl.
- Každý úkol musí mít přiřazenou odpovědnou osobu, která bude mít na starosti jeho splnění.
- Aby byly úkoly uskutečněny, musí mít daný termín, kdy budou hotovy.
I v případě, že úkoly mají odpovědnou osobu a termín splnění, mohou nastat problémy. Buď si zaměstnanci musí úkol sami dohledat podle zápisu z porady, nebo je jen na nich, jestli si úkol správně poznačili. Snadno se tak stane, že nevědí, který úkol je ten jejich.
V systému na řízení projektů se to nestane. Úkoly přiřazujete v aplikaci k projektům jednotlivým osobám rovnou s termínem plnění klidně už během porady.
TIP: Delegování úkolů: Jak delegovat s Projektově?
6 zásad dobře zorganizované porady
- Porada včas začne i včas skončí
- Podklady k jednání dostanou všichni účastníci předem
- Odehrává se v příjemném a podnětném prostředí
- Neřeší se individuální problémy
- Účastníci si neskáčou do řeči a neznevažují myšlenky druhého
- Účastníci i šéf se vyvarují osobnímu napadání
![Report úkolů Report úkolů](/img/blog/114_report_resitel.gif)
4. Kdo poradu povede?
Pro efektivní průběh porady není nutné, aby poradu vedla jen jedna osoba. Naopak je přínosem, když každý zaměstnanec představí svůj projekt, informuje o stavu plnění jeho úkolů, a případně upozorní na problémy.
- Informujte své zaměstnance předem, že budou prezentovat svůj projekt.
- Nechte je, aby krátce a stručně informovali ostatní, v jakém stavu jejich projekt je.
Pro některé zaměstnance může být tento způsob vedení porady problematický. Nemají čas se připravit, je pro ně zdlouhavé a náročné vyhledat si všechny podklady.
5. Co je psáno, to je dáno
![Porada Porada](/img/blog/114_porada.png)
Výstupem každé porady by měl být zápis se souhrnem všech podstatných úkolů a rozhodnutí.
Zápisy však bývají nepřehledné, a někteří zaměstnanci jim nevěnují moc pozornosti.
Používáte-li aplikaci na řízení projektů, nemusíte psát složité zápisy. Kdykoli si rozkliknete projekt, uvidíte všechny úkoly, stav jejich plnění, termíny i zodpovědné osoby. Stejně tak to může udělat každý ze zapojených spolupracovníků a hned ví, které úkoly jsou jeho, a do kdy je má splnit. Výpis si můžete exportovat do PDF, a archivovat.
![Kontrola projektu Kontrola projektu](/img/blog/114_report_projekt.gif)
6. Ohlédněte se, hodnoťte a kontrolujte
Po každé poradě by mělo následovat zhodnocení toho, co se vyřešilo.
- Jaký je stav zakázek či projektů.
- Kdo a jak se zapojuje do jejich řešení.
- Jestli jsou nějaké problémy, a jak je řešit.
- Kontrola zadaných úkolů.
Úspěch porady nezávisí jen na jejím dobrém vedení, ale hlavně na dobré přípravě. Hodnota porady spočívá v kvalitě jejích výstupů. Tedy efektivně zadaných úkolech a rozhodnutích, které jsou jejím výsledkem. Pokud porada nevedla k rozhodnutím, byl to spíše ztracený čas.
Vyzkoušejte Projektově zdarma a porady pro vás odteď budou hračkou.