Související úkoly - pro snadné a přehledné porady

Při řízení většího projektu je klíčové zachovat přehlednost, udržet komunikaci mezi úrovněmi vedení a zároveň nezahlcovat jednotlivé role zbytečnými detaily. Už teď můžete libovolný úkol rozpadnout na dílčí podúkoly a ty dále delegovat. Co v situaci, kdy s jiným úkolem prostě jen souvisí?

V praxi to často znamená, že ředitel zadá strategický úkol manažerovi, který jej dále rozpadne mezi členy týmu. Jak ale udržet přehled o výstupech, aniž by se ředitel musel zabývat každým podúkolem? Řešením jsou související úkoly.

Co je to související úkol?

Jak napovídá jeho název – jde o úkol, který je propojen s jiným úkolem, má s ním souvislost. Toto propojení znamená, že oba úkoly spolu tematicky či obsahově souvisejí. Propojení úkolů je užitečné zejména tehdy, pokud se jedná o podobné nebo stejné úkoly, které byly rozděleny mezi různá oddělení.

Příklad 1: související úkoly marketingové kampaně pro letní sezónu

V rámci projektu probíhají současně dva úkoly spojené s „Příprava nové marketingové kampaně pro letní sezónu“ pro marketingové oddělení. Díky nastavené vazbě mezi úkoly není nutné druhý (stejný úkol delegovaný copywriterovi) složitě vyhledávat – z detailu jednoho úkolu lze jednoduše přejít přímo na druhý. To umožňuje efektivnější práci na obou úkolech zároveň.

Příklad 2: úkoly z porad vedení generálního ředitele

Při poradě vedení jsou zadávány jednotlivým ředitelům úkoly v projektu “Porady vedení”. V tomto projektu jsou jasně vidět zadané úkoly, včetně odpovědných ředitelů a termínů. Jednotliví ředitelé se nevzdávají odpovědnosti za plnění svých úkolů. Úkol delegují dále skrze související úkoly. Ty si zadávají svého oddělení, ve kterém mají k dispozici své kolegy (řešitele) nebo do odpovídajících projektů. Jeden úkol může být naplněn více souvisejícími úkoly.

Generální ředitel nepotřebuje znát všechny detaily ani jednotlivé úkoly, které manažer následně rozděluje členům svého týmu. Ten sleduje projekt se zadanými úkoly. Detaily jsou pak v souvisejících úkolech.

Praktické použití:

Generální ředitel zadal na poradě úkoly. Jednotliví ředitelé si na následně úkoly skrze související rozdelegují do svých oddělení, na své kolegy.

• generální ředitel má přehled bez zbytečného zahlcení detaily,
• ředitelé/manažeři mohou efektivně organizovat svůj tým,
• díky vazbě související je reportování výsledků jednoduché.

Příklad 3: Spuštění nové produktové služby

Ředitel zadává strategický úkol manažerovi: „Připravit marketingové uvedení nové služby na trh.“ Tento úkol je klíčový, ale nezabývá se detaily, jako je copywriting, vizuály nebo rozpočet.

Manažer vytvoří vlastní (související) úkol pro svůj tým: Vznikají samostatné úkoly: - tvorba landing page, e-mailová kampaň, příprava reklam, koordinace s obchodem atd. Každý z těchto úkolů je propojen jako související s původním strategickým úkolem od ředitele.

• Manažer sleduje a řídí dílčí práci, ředitel sleduje výsledek:
• Manažer má kontrolu nad všemi dílčími výstupy.
• Ředitel vidí pouze související úkoly a výsledky, bez zahlcení podrobnostmi.

Praktické využití při poradách

Dalším příkladem, kde související úkoly výrazně zjednodušují práci, jsou porady. Právě na nich často zaznívají úkoly, které se svým obsahem nebo cílem podobají těm, které už byly dříve řešeny. Bez jasného systému se tyto úkoly snadno ztratí nebo opakují, případně zanikne jejich návaznost. Dříve bylo potřeba tyto souvislosti zapisovat ručně nebo je složitě dohledávat. Se souvisejícími úkoly je to ale minulost. Pokud se na poradě znovu objeví úkol podobného typu, stačí jej propojit s existujícím souvisejícím úkolem.

Díky tomu:

• udržíte kontext a návaznosti mezi různými porady,
• nepřijdete o důležité rozhodnutí nebo návrh z předchozí diskuze,
• a máte všechny relevantní úkoly přehledně pohromadě.

Tento přístup nejen usnadňuje navazování na předchozí práci, ale také posiluje kontinuitu mezi jednotlivými poradami a zabraňuje zbytečné duplicitě.

Malý nástroj, který přináší strukturu

Související úkoly mohou vypadat jako drobná funkcionalita, ale ve skutečnosti výrazně pomáhají udržet řád, přehled a odpovědnost v rámci celého projektu. Od strategické úrovně po výkonné týmy – každý ví, co má dělat, proč to dělá a jak to zapadá do většího celku.