Nepracujte více, buďte produktivnější

Znáte to také? Osm hodin v práci uplynulo jako voda, ale vy máte pocit, že jste za tu dobu vůbec nic nestihli. Máme pro vás návod, jak to změnit.

Podle studie společnosti McKinsey Global Institute se zaměstnanec v práci pouze 39 % svého času věnuje činnostem, které přímo souvisí s jeho pracovním zařazením

61 % aktivit vyplní zaměstnanci úplně jinými, většinou neproduktivními, aktivitami.

5 spolehlivých zabijáků pracovní produktivity a jak se jim bránit

Porady a schůzky Podle provedených studií stráví zaměstnanci čtyři hodiny týdně na schůzkách či poradách. Více než polovinu těchto hodin považují za ztrátu času.
Zrušte všechny zbytečné a neproduktivní porady a schůzky.
- Pravidelné provozní porady mohou být přínosné, ale v případě, že na nich není co řešit, jen žerou čas.
- Plánujte dopředu čas i obsah setkání. Dobře naplánované schůzky bývají daleko efektivnější.
- Využijte online prostoru. Videokonference nebo sdílené dokumenty schůzku zkrátí, případně ji budete moct i úplně zrušit.
  
  Jak si s vyrušováním poradili v reklamní agentuře a proč kolegyně nemohla ani zamlaskat se dočtete v článku zde.
Komunikace s kolegy
Podle časopisu Time Magazine je průměrný zaměstnanec přerušován v soustředěné práci svými kolegy až sedmkrát za hodinu - 80 % těchto přerušení je nepodstatné.
Pro komunikaci s kolegy si nastavte jasná pravidla.
- Stanovte si „úřední hodiny”, třeba na začátku a na konci pracovní doby, kdy budete pro ostatní k dispozici.
- Řešením je také občasná práce z domova.
- Fenoménem dnešní doby je tak zvaný „sabatikl”. Jde o placené tvůrčí volno, které si může zaměstnanec jednou za čas vybrat.
Vyřizování e-mailů
Více než 2 hodiny denně stráví zaměstnanci při vyřizování e-mailové pošty. Časté kontrolování emailů a odpovídání na ně brání v soustředěné a produktivní práci. Že se přehršel e-mailové komunikace stává podstatným problémem dokládá i skutečnost, že například Francie přijala před rokem zákon zakazující nutit zaměstnance odpovídat na pracovní e-maily mimo pracovní dobu.
Svůj pracovní den nikdy nezačínejte otevřením e-mailové pošty.
- Nejdříve si naplánujte, co budete celý den dělat a až pak projděte poštu.
- Určete si přesné hodiny, kdy se budete mailům věnovat.
- Odpovědi i na dlouhé maily pište věcně a stručně.
  
Vyřizováním e-mailů strávíme více než dvě hodiny denně. (zdroj)
Nedostatek spánku a únava
Zabijákem produktivity je také únava. Ospalost zaměstnanců, která snižuje produktivitu práce, stojí podle nedávné studie americké firmy 18 miliard USD ročně. Zatímco u nás byste si šlofíčkem v práci vysloužili při nejmenším pokárání o neplnění pracovních povinností, v Japonsku krátkodobý spánek na pracovišti znamená, že pracovník ve své práci odevzdává všechno a pracuje na 100 %.
Spánek je pro pracovní výkon daleko důležitější, než by se mohlo zdát.
- Naplánujte si rozvrh spaní a dodržujte ho.
- I třicetiminutový spánek po obědě vám pomůže zvýšit produktivitu práce.
V Japonsku je spánek v práci oceňován.
Čas při dojíždění do práce
Jedním ze žroutů produktivního času je také dlouhé dojíždění do zaměstnání. Podle průzkumu z roku 2016 tráví plných 36 % lidí ve velkých českých aglomeracích na cestě do a ze zaměstnání více než hodinu denně. Většina z nich přitom považuje tento čas za promarněný.
Čas strávený na cestě do práce a z práce můžete efektivně využít.
- Během jízdy v hromadných prostředcích vyřizujete třeba e-maily na tabletu či telefonu.
- Při řízení automobilu poslouchejte různé výukové či seberozvojové programy.
- Nebo jen prostě přemýšlejte a možná vyřešíte nejeden pracovní problém.

Učte se od amerického prezidenta

Návod, jak být opravdu produktivní, vymyslel jeden z nejvýznamnějších leaderů 20. století.

Pravidlo, jehož autorem je generál a bývalý americký prezident Dwight Eisenhower, stanovuje priority jednotlivým úkolům podle důležitosti a naléhavosti. Tím vznikne matice o čtyřech kvadrantech. Pro zlepšení výkonnosti je třeba se v první řadě věnovat činnostem z druhého kvadrantu. Upřednostnit důležité před naléhavým. Důležitým věcem se věnovat osobně a méně důležité úkoly delegovat.

Eisenhowerův princip

I. kvadrant obsahuje činnosti důležité a naléhavé.

Tyto úkoly vyžadují okamžitou pozornost, a z hlediska výsledků jsou významné. Jedná se o krize, neodkladné problémy, věci, které manažer musí vyřídit sám.

Mnoho vedoucích pracovníků se jimi nechává zcela pohltit a věnují těmto úkolů většinu svého času, řeší krize a žijí od jednoho termínu k druhému, nejsou nikdy s ničím hotovi.

II. kvadrant představují věci důležité a nenaléhavé.

Efektivní řízení má základ v tomto kvadrantu, kam patří například vytváření vztahů, dlouhodobé plánování nebo prevence. Zkrátka všechno, co je třeba udělat.

Pokud se manažer nebude věnovat těmto aktivitám, za nějaký čas se stanou naléhavými, takže se přesunou do prvního kvadrantu a manažer je v neustálém hašení krizí.

III. kvadrant obsahuje úkoly nedůležité a naléhavé.

Během dne se k manažerovi dostane takových úkolů velké množství, nesmí je však primárně řešit jen proto, že jsou naléhavé.

Jejich splnění není náročné a často nevyžaduje velkou zodpovědnost, právě proto je vhodné je delegovat.

IV. kvadrant jsou věci nedůležité a nenaléhavé.

Těmto činnostem je dobré se úplně vyvarovat.

Dokonce ani manažerovi podřízení by se jimi neměli zabývat.

Pro ještě větší efektivitu vašich pracovních činností použijte aplikaci Projektově.CZ. Úkoly i e-maily pro celý tým najdete na jednom místě. Komunikace se spolupracovníky bude jednodušší a většinu schůzek zkrátíte, či úplně zrušíte. Každý člen týmu bude vědět, jaké má úkoly, do kdy je má splnit a komu odevzdat. Projektově.CZ vám pomůže být produktivní.