Město Adamov má starostu, který je pořád v jednom kole. Stále vymýšlí nové projekty, aby se jeho občanům vedlo lépe. Zároveň vede soukromou firmu. Jenže jak to zvládnout, aby vše běželo, jak má, a zároveň mít nad vším dohled?


„Nemůžu dělat všechno, práce pro město má přednost,” říká pan starosta

Roman Pilát se stará o občany města Adamova, ale zároveň také podniká. Vede firmu ABLE agency s.r.o., která od roku 2002 provozuje internetové služby ve městě.

Pan starosta dělá mnoho věcí najednou, některé úkoly ve firmě i rutinní činnosti potřebuje operativně delegovat. Jak mít všechny činnosti, poznámky, komunikaci a soubory na jednom místě tak, aby se s nimi dalo jednoduše pracovat? S tím si až do nedávna marně lámal hlavu.

Starostou i podnikatelem zároveň, ale jak stíhat všechno najednou?
Starostou i podnikatelem zároveň, ale jak stíhat všechno najednou?

Konec papírkové metody. Máme vše na jednom místě.
Konec papírkové metody. Máme vše na jednom místě.

Z možností, které se mu nabízely, si vybral aplikaci pro vedení projektů. Systém mu nabízel řešení právě v těch nejobtížnějších oblastech — zadávání, sdílení a kontrola úkolů.

„Mám mnoho aktivit a některé jsem musel omezit. Bylo nutné, aby běžely i beze mě, ale s určitou mírou kontroly.”

říká pan starosta.

Zásadní problémy, které měl nový systém vyřešit

  1. nejednotnost v záznamech informací.
  2. nemožnost operativně delegovat úkoly
  3. zbytečně složitá příprava rutinních činností
  4. neexistující sytém kontroly plnění zadaných úkolů

Zásadní požadavky na systém vedení projektů

  1. jednoduchost a levnost
  2. vyřešit vnitřní komunikaci
  3. možnost jednoduše delegovat a kontrolovat zadané úkoly.
  4. mít všechny úkoly, poznámky, komunikaci a soubory na jednom místě
  5. zjednodušit rutinní procesy

První nesystémové krůčky nás za tři měsíce dovedly k systému

Proto, aby firma pracovala, jak má, potřebovala zavést jednotný informační systém. Zjednodušit a zautomatizovat rutinní procesy, jako například přípravu smluv. A hlavně, už na nic nezapomínat.

Rozhodli se pro Projektově, protože aplikace je jednoduchá a za přijatelnou cenu.

Systém zaváděli 3 měsíce i se zaučením. Občas se vyskytly problémy s propojením s Outlookem, vše se však vždy rychle vyřešilo.

„Ze začátku jsme některé postupy nedělali z pohledu systému až tak systémově správně :-), ale to se hned na začátku vyřešilo.” říká Roman Pilát

„A především pro perfektní přístup pana Solnického v počátku, kdy jsme se na něj často s obavami, že moc otravujeme, obraceli. Podpora zákazníkovi je základ, ale člověk ji nesmí zneužívat. To víme z vlastní zkušenosti.”

Nemusíme si nic pamatovat, máme Projektově.CZ

Pan starosta měl velká očekávání, protože už vyzkoušel 6 systémů, ale nikdy nebyl úplně spokojen. Projektově však jeho očekávání splnilo.

Výrazně se zlepšila efektivita práce, propracovaný informační systém funguje bez komplikací, rutinní procesy běží jako na drátku a termíny se plní včas. Už se nikdo ze zaměstnanců nemůže vymlouvat, že neví, kdy to mělo být hotové.

Pan starosta je také mile překvapen, s jakou rychlostí dochází k aktualizacím aplikace, které systém zjednodušují a zrychlují.

Se systémem je na tolik spokojen, že by ho do budoucna chtěl zavést i pro další projekty, které má v plánu.

„Perfektní podpora, rozumná cena a především, už nezapomínáme.” vzkazuje Roman Pilát všem, kteří hledají systém na řízení projektů pro své aktivity.


Komentáře

Záložky

Projektově.CZ s.r.o. je ostravská společnost, která dlouhodobě spolupracuje s univerzitou Vysoká škola báňská v Ostravě. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro přehledné řízení firmy, projektů a úkolů.