Jak si udržet přehled, když vám projektů přibývá
Máte v seznamu projektů položku „Interní projekty"? Žádné úkoly, žádné termíny - jen slouží jako obálka pro ostatní projekty? Tak přesně tohle byl problém.
Proč složky mění způsob, jak organizujete projekty
Projekt jako složka. Znělo to logicky - dokud jste nenarazili na limity. „Zakázky", „IT oddělení" nebo „Interní" byly projekty, ale neobsahovaly jediný úkol. Sloužily jen k seskupení dalších projektů. Jenže systém je bral jako projekty se vším, co k tomu patří - řešiteli, termíny, statistikami.
Teď je to jinak. Složky jsou složky. Projekty jsou projekty. Žádné míchání.
Složka slouží k organizaci - seskupuje projekty do logických celků podle oddělení, typu práce nebo zákazníka. Projekt zůstává místem, kde se pracuje - s úkoly, termíny a řešiteli.
Každý vidí to, co potřebuje
Dosud jste museli ručně nastavovat, kdo vidí kterou skupinu projektů. Teď to není potřeba.
Sdílení složek se řídí členstvím v projektech. Jak to funguje? Jste součástí projektu ve složce IT? Automaticky vidíte celou složku IT i ostatní projekty v ní. Víte, kam váš projekt patří, aniž by vám to někdo musel nastavovat.
Každá složka má svého manažera, který kontroluje práva - určuje, kdo může zakládat projekty a přidávat kolegy. Vedoucí obchodu spravuje složku Obchod. Vedoucí vývoje spravuje složku Vývoj. Každý řídí svůj kus firmy.
Krok 1: Vytvořte si strukturu ze složek
Než začnete zakládat projekty, promyslete si strukturu. Složky fungují jako adresáře v počítači - nejdřív vytvoříte stromovou strukturu a pak do ní vkládáte jednotlivé projekty.
Příklady struktur
Firma organizovaná podle oddělení:
| Složka | Co obsahuje |
|---|---|
| Obchod | Nabídky, zakázky, obchodní projekty |
| Vývoj | Produktové projekty, sprinty |
| Marketing | Kampaně, eventy, web |
| Interní | HR, administrativa, IT podpora |
Firma organizovaná podle zákazníků:
| Složka | Co obsahuje |
|---|---|
| Zákazník A | Všechny zakázky pro zákazníka A |
| Zákazník B | Všechny zakázky pro zákazníka B |
| Interní projekty | Vlastní rozvoj, administrativa |
Stavební firma:
| Složka | Co obsahuje |
|---|---|
| Probíhající stavby | Aktivní zakázky na stavbách |
| Příprava | Projekty v přípravné fázi |
| Servis | Reklamace, záruční opravy |
| HOŘÍ | Projekty vyžadující okamžitou pozornost |
Strukturu si přizpůsobte. Nemáte deset oddělení? Stačí tři složky. Máte sto zakázek ročně? Rozdělte je podle regionu nebo typu práce.
Krok 2: Založte projekty do složek
Když máte strukturu hotovou, přichází ta jednodušší část. Každý nový projekt založíte přímo do složky, kam patří.
- Otevřete složku, do které projekt patří
- Založte nový projekt - automaticky se zařadí do správné složky
- Přidejte řešitele - ti automaticky uvidí i nadřazenou složku
A co projekty, které dosud sloužily jako složky? Převeďte je v 3tečkovém menu na skutečné složky a přesuňte do nich příslušné projekty.
Co se změní v praxi
| Dříve | Teď |
|---|---|
| „Interní projekty" jako projekt bez úkolů | Složka „Interní" - čistě organizační |
| Ruční nastavování přístupů ke skupinám | Automatické sdílení složek podle členství v projektech |
| Dlouhý seznam projektů bez struktury | Přehledný strom: složka → projekty |
| Nejasné, co je projekt a co kontejner | Jasné oddělení - složky organizují, projekty se řeší |
Marie Abelová z Dasseto řídí 12 společností a téměř 80 projektů. „Bez podpory Projektově by tento široký záběr nebylo možné zvládat," říká. Při takovém objemu projektů je právě přehledná struktura ze složek to, co rozhoduje o tom, zda máte přehled, nebo chaos.
Přehled místo chaosu - ve dvou krocích
Složky řeší otázku, kterou si kladl každý, kdo měl v Projektově víc než deset projektů: jak si v tom udělat pořádek?
Dva kroky: vytvořte strukturu, založte projekty. Zbytek - sdílení, přístupy, přehled - funguje automaticky.
Podrobný návod k nastavení složek najdete v nápovědě. A pokud vás zajímá, co dalšího se v Projektově změnilo, podívejte se na přehled změn pro pořádek a celkový přehled.
.png)
