Import úkolů z Excelu na jeden Ctrl+V

Máte seznam úkolů. V Excelu, v mailu nebo v zápisu z poslední porady. A teď ho řádek po řádku přepisujete do aplikace.

Tuhle práci za vás udělá schránka. Zkopírujte seznam, klikněte do projektu a stiskněte Ctrl+V. Co řádek, to úkol.

Import úkolů z Excelu bez importního průvodce

Import úkolů z Excelu ve většině nástrojů znamená průvodce: nahrajete soubor, namapujete sloupce, potvrdíte formát. V Projektově tenhle krok není. Označíte v tabulce sloupec s názvy úkolů, zkopírujete ho a v projektu dáte Ctrl+V. Z každého řádku vznikne jeden úkol.

Ctrl+V je na rychlé nahození názvů, ne na strukturovaný import. Bere se první sloupec, prázdné řádky zahodíme. Termíny a řešitele doplníte na kartách úkolů potom, kde je stejně nastavíte přesněji.

Než se úkoly založí, ukážeme vám je ke kontrole. Vždy se otevře okno Vytvořit úkoly s číslovaným výpisem toho, co vznikne. Potvrdíte tlačítkem, nebo zrušíte. Nic nevznikne za vašimi zády.

Kam vložíte, tam úkoly vzniknou

Ctrl+V pozná, kam úkoly patří. Založí je podle místa, kam je vložíte:

• Vložíte je v projektu a vzniknou v tom projektu.
• Vložíte je na kartu úkolu a vzniknou jako podúkoly.
• Vložíte je mimo konkrétní projekt a Projektově se zeptá, kam mají jít. Nabídne roletku s projekty.

Většina nástrojů z nakopírovaného seznamu udělá jen plochý výčet pod sebou. Projektově jde hlouběji: na kartě úkolu z řádků udělá podúkoly a ty zanořujete, jak potřebujete. Od jednoho úkolu až po rozpad celé zakázky. Běžné úkolovníky vás drží na dvou třech pevných úrovních, tady si hierarchii skládáte podle vlastní logiky.

Tři situace, kdy Ctrl+V ušetří nejvíc

Přechod z Excelu. Vedete úkoly v tabulce a chcete je konečně mít na jednom místě, kde je vidí celý tým. Zkopírujte sloupec s názvy, dejte Ctrl+V do projektu a máte je v Projektově. Bez maker, bez souboru, který nejde otevřít pro všechny naráz. Jestli Excel na vaše projekty přestává stačit, poznáte to podle pěti signálů.

Akční body z porady nebo mailu. Zápis z porady obvykle vznikne v mailu nebo v dokumentu. Seznam už tedy máte, jen ho nepřepisujte po úkolech. Označte ho, dejte Ctrl+V a všech deset bodů je v systému. Od majitelů malých týmů slýcháme jednu a tu samou větu: na poradě rozdám deset úkolů, po poradě jich je osm. Tohle je moment, kdy nevypadne ani jeden.

Rozpad zakázky na podúkoly. Nová zakázka má obvykle stejné kroky. Napište si je jednou do seznamu, otevřete kartu hlavního úkolu a vložte je. Vzniknou jako podúkoly pod ním. Rozpad, který byste jinak klikali po jednom, máte hotový jedním vložením.

Co Ctrl+V zvládne a kde má hranice

Na jeden Ctrl+V založíte až 40 úkolů. U delšího seznamu vás Projektově upozorní hláškou „Vytvoří se jen prvních 40 úkolů". O nic nepřijdete, zbytek vložíte druhým Ctrl+V.

Platí jednoduché pravidlo: jeden řádek je jeden úkol a čte se první sloupec. Ostatní sloupce z tabulky se nepřenášejí, doplníte je na kartách úkolů potom.

A kde Ctrl+V nezasáhne? Když píšete do popisu úkolu nebo do komentáře, vloží se text normálně. Hromadné zakládání se spustí jen tam, kde úkoly opravdu vznikají.

Přesné chování ve všech situacích, včetně toho, jak číst potvrzovací dialog, najdete v nápovědě k hromadnému zakládání úkolů.

Kolik úkolů z vaší poslední porady se opravdu dostalo do systému a kolik zůstalo jen v hlavě? Každý seznam, který přepisujete řádek po řádku, je čas, který můžete mít zpátky.

Máte Projektově? Otevřete projekt, zkopírujte první seznam, který máte po ruce, a dejte Ctrl+V. Uvidíte to za pár vteřin.

Ještě Projektově nemáte? Zní to jako další systém, který se musí zavádět? Tady začnete jedním vložením, nic nenastavujete a nic nemapujete. Vložíte první seznam z Excelu a za dvě minuty ho máte jako úkoly.