Od myšlenky po kolaudaci: Projektově řídí v Bukna Laurinčík developerské projekty bez chaosu a zpoždění

Stačí zapomenout na vyjádření od plynárenské společnosti a projekt se protáhne o týdny. V developerském byznysu se za chyby platí draho, a to doslova. Slovenská firma BL, s. r. o. (dále Bukna Laurinčík) i její vedoucí výroby Jaroslav Nekoranec to vědí, a proto vsadili na Projektově. Vytvořili si v něm systém, ve kterém nezapadne žádný krok ani termín a projektový manažer přesně ví, co, kdy a jak má udělat.

Bukna Laurinčík je slovenská developerská společnost se sídlem v Dolním Kubíně. Vyhledává investiční příležitosti a realizuje je kompletně – od projektové přípravy přes stavební řízení až po kolaudaci. Hlavní oblastí jsou byty, bytové domy a rezidenční nemovitosti. S desetičlenným týmem řídí celý proces včetně koordinace generálních zhotovitelů.

Mezi realizace patří oceňované projekty: apartmánový dům Lebenski v Tatrách, který si vysloužil uznání i v České republice, projekt Neohaus v Banské Bystrici nebo rezidenční Zelená lípa. O Zelené lípě psal portál Archinfo a projekt se dostal do finále architektonické soutěže CE ZA AR.

Když roste počet projektů, bez systému roste i chaos

Před zavedením Projektově firma držela projektové dokumenty na Google Disku. Základní organizace fungovala – jen do určité chvíle. S přibývajícím počtem souběžných projektů, projektových manažerů a rostoucí administrativou se ukázalo, že Disk nestačí.

Chybělo centrální místo, kde by byly úkoly, termíny, odpovědnosti a návaznosti pohromadě. V developerském byznysu, kde každé zpoždění znamená reálné finanční ztráty a nespokojené klienty, to nebyl detail. Byl to problém, který bylo potřeba vyřešit.

S čím se firma potýkala:

• dokumenty na Google Disku bez vazby na konkrétní úkoly a projekty
• riziko, že se na některý krok v projektu zapomene
• zdlouhavé dohledávání, kdo co řeší a v jaké fázi projekt je
• žádná jednotná šablona, která by pohlídala, že se nevynechá žádný díl procesu
• finanční dopady, když se nedodrží termín slíbený klientovi

Firma hledala řešení, které bude jednoduché, intuitivní a poroste spolu s ní.

Proč padla volba na Projektově

Impulzem bylo školení projektového managementu kolem let 2020–2021, kde tým nástroj poprvé viděl jako praktické řešení. Při srovnání s většími developery padaly do hry i nástroje od Microsoftu. Volba nakonec připadla Projektově.

Co rozhodlo:

• Jednoduchost – prostředí, ve kterém se každý rychle zorientuje
• Rychlý onboarding – nový člověk se zaučí během krátkého školení
• Osobní podpora – komunikace s živým člověkem, ne s chatbotem
• Flexibilita – systém se přizpůsobí firmě, ne naopak
• Přehlednost – mapa úkolů a jasná struktura projektů

Šablona postavená na reálné zkušenosti

Klíčovým momentem bylo vytvoření projektové šablony. Tým si sedl na společný workshop a sestavil šablonu, která vychází z reálné praxe v řízení developerských projektů. Vznikl nástroj, který funguje v provozu – ne jen na papíře.

Šablona pokrývá hlavní úkoly i podúkoly:

• projektová dokumentace
• stavební povolení
• komunikace s třetími stranami
• marketing a prodej
• financování

Každý nový projekt vznikne překlopením této šablony, kterou pak tým upraví podle konkrétní fáze a potřeb. Nestává se už, že by chybělo vyjádření některého orgánu a projekt se kvůli tomu protáhl. Každý projektový manažer přesně ví, co si má vyžádat, od koho a kdy.

„Som presvedčený, že existujúcu šablónu by po menších úpravách dokázal využiť akýkoľvek nový projektový manažér. Minimálne mu poskytne základné informácie o celkovom rozsahu projektu," dodává Jaroslav Nekoranec.

Mapa úkolů jako srdce celého řízení

Mnozí staví řízení na Ganttově diagramu. V Bukna Laurinčík je klíčovou funkcí mapa úkolů. Právě ta dává vedoucímu výroby přehled o celém projektu najednou – rychle a bez zbytečného proklikávání.

„Najlepšiu orientáciu v projekte mi poskytuje myšlienková mapa. Jasne v nej vidím fázu prípravy, projektovanie, marketing, predaj a operatívne úlohy. Pri pravidelnom kontrolnom procese mi práve tento vizuálny prehľad prináša najväčšiu hodnotu."

Ganttův diagram má firma rovněž nastavený a automaticky se plní z mapy úkolů. K dispozici ho má, ale aktivně nepoužívá. Mapa úkolů vyhrává svou přehledností.

Každodenní řízení v praxi

Jak vypadá běžný den developera, který nechce složitost, ale výsledky? Projektově je dnes centrálním místem pro všechny projekty i operativu.

Struktura má tři roviny:

1. Operativní úkoly (back office) – vlastní sekce pro úkoly mimo stavební projekty a dlouhodobější interní záležitosti, které potřebují vyřešit jednatelé.
2. Projekty – každý má vlastní složku s kompletní strukturou: příprava, projektová dokumentace, tendr dodavatelů, stavební část, kolaudace, marketing, financování, prodej, předání nemovitosti, inkaso, kontrola.
3. Podúkoly – detailní kroky. Například u stavebního povolení: projektová dokumentace → odeslání architektovi → žádost o vyjádření třetích stran.

Denní rutina vedoucího výroby:

• ranní notifikace – okamžitý přehled, co se řeší a co je po termínu
• kontrola mapy úkolů – celkový pohled na stav projektu
• červené úkoly – zjištění důvodu zpoždění u projektových manažerů
• zadání nových úkolů – s jasným popisem, termínem a řešitelem
• zpětná vazba – povinná aktualizace stavu od řešitelů

„Keď si teraz otvorím naše Projektově, každú jednu úlohu si viem otvoriť, viem, v akom štádiu sa nachádzam. Keď dostávam ráno notifikácie, viem sa pozrieť, čo sa rieši, alebo čo sa už malo riešiť," popisuje Jaroslav Nekoranec.

Červený úkol má vždy důvod

Ne každý prošlý termín je problém. Vedoucí výroby rozlišuje mezi objektivním zpožděním a situací, kterou šlo vyřešit jinak. Systém přesně ukazuje, kdo a kdy v úkolu provedl změnu, a komunikace u úkolu vše dokumentuje.

Komunikace přímo u úkolu, ne v e-mailech

Firma trvá na tom, aby komunikace k úkolům probíhala v Projektově, ne přes e-maily nebo chat. Díky historii je vše dohledatelné a dostupné každému, kdo to potřebuje. To se hodí ve chvíli, kdy se firma potřebuje k něčemu vrátit, zjistit, kdo nesl odpovědnost, nebo se poučit.

PDF reporty jako firemní paměť

Když dojde k přeplánování – třeba kvůli zpoždění na straně úřadu – vedoucí výroby uloží PDF report aktuálního stavu mapy úkolů a archivuje ho na Google Disku. Zkušenost se neztratí a stává se součástí firemního know-how.

„PDF reporty si archivujem na Google Drive, vďaka čomu sa k nim viem vždy vrátiť. Výborne mi slúžia na spätnú väzbu pri ďalšom plánovaní – s odstupom času si tak viem napríklad overiť, či daná činnosť v realite netrvala päť až šesť dní namiesto pôvodne plánovaných troch."

Termíny pod kontrolou – pojistka proti nákladným zpožděním

V developerském byznysu i malé zpoždění znamená velké finanční ztráty a nespokojené klienty. Projektově hlídá termíny realizačních i marketingových aktivit a včas upozorní na blížící se termín. Rizika zpoždění jsou tak pod kontrolou.

A co se dělo dřív?

„Stávalo sa nám, že nám v niektorom štádiu projektu chýbalo vyjadrenie úradu alebo tretej strany a projekt sa preto časovo natiahol. Aj keď išlo len o pár dní či týždeň zdržania, akonáhle máme s klientmi zazmluvnené termíny, každé meškanie je nepríjemné," přiznává Jaroslav Nekoranec.

Onboarding za hodinu, podpora s živým člověkem

S růstem firmy přicházejí noví lidé a Projektově je přirozenou součástí jejich nástupu. Každý nový člen projde školením, kde se seznámí se strukturou projektů a s tím, co se od něj čeká. Mladší si zvykají rychle, starší dostanou individuální podporu. Výsledek je vždy stejný: Projektově používají všichni.

Druhým důvodem, proč firma u Projektově zůstává, je podpora. Problémy se řeší rychle a vždy s živým člověkem.

Vyplatí se Projektově?

Vedoucí výroby hodnotí poměr cena/výkon jako adekvátní. Firma postupně rostla, přibírala uživatele a posunula se do segmentu středních firem. Přínos systému je přitom každodenní.

„Pomer cena/výkon je adekvátny. Keď to porovnám, začínali sme platiť približne 9 eur mesačne. Aj keď chceme prejsť na vyššiu verziu, v prepočte na jednu osobu to vychádza rovnako, čiže za mňa je to úplne v poriadku."

Jak se práce firmy proměnila:

Hlavní přínosy pro Bukna Laurinčík

• mapa úkolů jako centrální přehled o celém projektu
• šablony, díky kterým nevypadne žádný mezikrok
• termíny pod kontrolou každý den
• veškerá komunikace na jednom místě
• firemní know-how, které se neztrácí
• onboarding za hodinu, noví manažeři produktivní od druhého dne

„Nástroj je veľmi používateľsky prívetivý – či už ide o samotné prostredie, alebo o to, že je mimoriadne intuitívny. Človek si tam vie rýchlo a jednoducho nahodiť všetko, čo pre projekt potrebuje. Oceňujem skvelú spätnú väzbu, upozorňovanie na termíny a jasný prehľad o tom, kto danú úlohu rieši. Výhodou je aj to, že si viem spätne pozrieť históriu. No a v neposlednom rade je pre mňa veľmi dôležitá aj ich podpora."

Projektově se stalo pojistkou, že developerský projekt dorazí do cíle včas, bez chaosu a s klienty, kteří dostanou to, co jim bylo slíbeno.

Děkujeme panu Jaroslavu Nekorancovi i celé firmě Bukna Laurinčík za sdílení zkušeností a otevřenost při rozhovoru. Přejeme úspěšnou realizaci všech projektů a spokojené klienty v nových domovech.