5 znaků, že Váš Excel na projekty nestačí

Excel zvládl první rok. Dva projekty, tři lidé, jedna tabulka. Firma vyrostla na deset lidí a deset zakázek a ten ta stejná tabulka najednou ztrácí přehled a čas. Většina majitelů tuhle hranici vytuší pozdě: až když termíny lítají a pondělní porada trvá hodinu a půl. Pokud v téhle fázi jste nebo k ní míříte, tady je pět signálů, podle kterých poznáte, že řízení projektů v Excelu vaši firmu zdržuje.

Majitel firmy nad Excelem, když přestává stačit na řízení projektů

Stručně: Řízení projektů v Excelu přestává stačit ve chvíli, kdy i jednoduchá otázka „jak jsme na tom?" znamená půl hodiny hledání v tabulkách. Pět znaků: nemáte čas dohledávat stav úkolů, delegace se ztrácejí bez notifikací, nikdo neví, která verze tabulky platí, porada se zvrhne v reporting a vytížení týmu je neznámé. Pokud platí alespoň tři, Excel vám jako nástroj na projekty přerostl.

1. Nemáte čas dohledávat, v jakém stavu úkoly vlastně jsou

Úkol jste delegovali přesně proto, abyste se o něj nemuseli dál starat. V Excelu to ale znamená opak: najít správnou tabulku (a která verze zase platí?), odscrollovat na ten správný řádek, zkontrolovat sloupec „stav" a doufat, že ho kolega aktualizoval. Obvykle neaktualizoval.

Manažeři to říkají nahlas: „Nemám čas tohle pořád kontrolovat." Nemají. A právě proto se delegovaný úkol mění ve druhou práci navíc – dohánět, zjišťovat, upomínat. Místo aby delegace odlehčila hlavě, přidává další vrstvu ručního dohledávání.

V Projektově vidíte stav všech delegovaných úkolů na dvě kliknutí. Kdo je má, jak daleko jsou, co je hotové a co po termínu. Bez otevírání tabulek, bez scrollování, bez otázky „už to máš?".

2. Delegovat v Excelu znamená zapomenout

Kolega dostane úkol v řádku tabulky. Nikde se mu nic neozve. Nepřijde mail, nebliká notifikace, nezobrazí se upomínka. Termín přijde a mine a vy zjistíte, že delegace se v Excelu prakticky rovná zapomenutí. A rekonstruovat, kdo to měl vědět, je zbytečná práce navíc.

Hlídač pak stráví půl dopoledne obvoláváním týmu: „Máš to? Kdy to bude? Víš o tom vůbec?" Delegace, která má odlehčit hlavě, z ní dělá telefonní ústřednu.

V Projektově dostane řešitel upozornění hned při přiřazení úkolu a den před termínem připomínku. Zadavatel vidí, kdy úkol otevřel a jestli se k němu od té doby vrátil.

3. Ztrácíte 10 minut hledáním, kdo má aktuální verzi

projekty_FINAL_v3.xlsx v e-mailu od kolegy, projekty_FINAL_v3_OPRAVA.xlsx na sdíleném disku, projekty_aktualni.xlsx v SharePointu. Tři verze, tři čísla, jeden zmatek. Každé ráno stojíte deset minut tím, že hledáte, kdo má poslední úpravy, a srovnáváte řádky mezi sebou.

Za měsíc je z toho celý pracovní den, ve kterém neřídíte, ale dohledáváte. A to ještě nepočítáme chvíli, kdy se ukáže, že rozhodnutí z minulého týdne bylo ve špatné verzi.

V Projektově existuje jedna pravda. Každý vidí stejný stav projektu ve stejný okamžik a nikdo neřeší, která kopie platí.

4. Pondělní porada trvá 90 minut, protože každý hlásí stav

Porada má vést k rozhodnutí: co uděláme dál, kdo to převezme, kdy to dodá. V Excelu místo toho každý deset minut hlásí, kde je. Excel neumí sám ukázat, co se změnilo od minulé porady, takže to musí říct člověk. Nahlas, všem, do ticha.

Ve Fasteners CZ tuhle hranici překročili v roce 2015. Ve dvacetičlenné firmě nahradili veškerou interní komunikaci jedním systémem a přestali trávit porady hlášením stavu.

„Tam, kde přehlednost e-mailů končí, Projektově začíná!“

Valentina Krcková / Fasteners CZ

V Projektově vidíte stav projektů v reálném čase a na poradě rovnou rozhodujete. Čtete nejdřív, mluvíte až potom.

Projektově ukazuje aktuální stav projektů bez ručního reportingu na poradě

5. Nevíte, kdo kolik stihl a co má zpoždění

Vytížení týmu v Excelu znamená další tabulku. Další aktualizace. Další věc, kterou někdo musí vyplňovat ručně. A protože to nikdo nestihne dělat každý den, data jsou vždycky o týden pozadu a nikdo jim nevěří.

Když dostanete poptávku na novou zakázku, neexistuje způsob, jak za deset sekund zjistit, jestli má tým kapacitu. Řeknete „zeptám se" a čekáte, než vám tři lidé odpoví e-mailem. Výsledek: buď berete zakázky naslepo, nebo odmítáte pro jistotu i ty, které byste stíhali.

V Projektově vidíte vytížení celého týmu v reálném čase bez jediné ruční aktualizace. Do minuty víte, jestli další projekt vezmete, nebo ne.

Vytížení týmu v Projektově ukazuje volné kapacity pro nové projekty

Co s tím

Pokud jste v článku poznali aspoň tři z pěti znaků, Excel vás zdržuje. Každý týden platíte hodiny, které místo řízení projektů věnujete udržování tabulek. Podobně začínali i ve Fasteners CZ, NEKTON a v desítkách menších firem, které dnes řídí projekty v Projektově.

Vyzkoušejte si to sami. Založení trvá pět minut, data z Excelu naimportujete, a za týden vidíte, jestli vám to sedne.