Nejlepší aplikace na projekty? IT manažeři S&T CZ si zkrátka umí vybrat!

Firma plná odborníků na informační technologie, svou velikostí ojedinělá ve střední a východní Evropě, si vybrala pro správu svých projektů Projektově.CZ. Službu dnes dobrovolně využívá 120 zaměstnanců firmy. Jak se to stalo, že z nuly vzrostl počet projektů, které si vedou v aplikaci, na 1000 za jediný rok?

Úkolům ve Wordu a Excelu už odzvonilo

Firma S&T CZ je součástí nadnárodní skupiny S&T AG, významného dodavatele IT řešení a služeb se sídlem v Rakouském Linci. Pracuje zde tým 250 odborníků, kteří působí na pobočkách po celé České republice. IT odborníci umí připravit komplexní službu od návrhu nejvhodnějšího řešení, přes jeho realizaci po následný servis, podporu i školení. Firma S&T patří mezi největší IT firmy nejen v České republice, ale i v regionu střední a východní Evropy.

S&T CZ se stará o počítačové systémy mnoha významných firem. Mezi klienty S&T patří například Škoda Auto, Renault nebo ČEZ. Každý zákazník je pro ně samostatným projektem. Úkoly k jednotlivým projektům si odborníci S&T CZ dříve zapisovali do Wordu a Excelu. Ovšem s nárůstem počtu klientů došlo k počínajícím problémům uhlídat plnění u daných projektů. Ještě do nedávna neexistoval ve firmě jednoduchý systém, mimo korporátního SAP, který by pomohl manažerům uhlídat všechny úkoly a zároveň sdílet informace mezi řešiteli, případně i s klienty.

S&T CZ se stará o počítačové systémy mnoha významných firem.

„Moje interní diskuze s projektovými manažery vyústila v rozhodnutí, hledat nějaká vylepšení pro řízení a dohled nad projekty,” popisuje, kdy nastal zlom a následné rozhodnutí situaci řešit, Vojtěch Dvořák Technický ředitel a jednatel firmy S&T CZ.

„Pojďme dělat v Projektově”

Jednoduché zadávání úkolů, sdílení informací, připomínání blížících se termínů a celkový dohled nad projekty. To je výčet požadavků, které měli manažeři projektů na nový systém. Od systému očekávali také jednoduchost, rychlost zavedení, funkčnost a snadné ovládání.

Možnost vybrat si Projektově.CZ dostali projektoví a servisní manažeři. V tak velké firmě, jako je ta naše, není obvyklé umožnit výběr platformy touto formou (máme obvykle korporátní řešení). Protože požadavek vyšel od našich projektových manažerů, bylo logické nechat je vyzkoušet a vybrat to, co opravdu vyhodnotí oni, jako nejvhodnější,” vysvětluje Dvořák.

Hlavní cíl, tedy aby projektoví manažeři měli nástroj pro svou práci, byl naplněn ihned po proškolení, tedy cca za měsíc od spuštění projektu

Hlavní cíl, tedy aby projektoví manažeři měli nástroj pro svou práci, byl naplněn ihned po proškolení, tedy cca za měsíc od spuštění projektu, dodává Dvořák. K užívání Projektově.CZ se postupně přidávají další pracovníci. Dnes už ho využívají nejen projektoví manažeři, ale i presales architekti, administrativní pracovníci i management a uživatelů neustále přibývá. Vzhledem k tomu probíhá zavádění systému do praxe v podstatě do dnes.

Jediná komplikace, která paradoxně při zavádění Projektově.CZ nastala, byla rychlost, s jakou se zaměstnanci dobrovolně připojovali k užívání aplikace. Nastal totiž problém, jak všechny nové uživatele rychle proškolit. Naštěstí Projektově není složitý systém, takže nováčci se ho nakonec naučili používat velmi rychle.

Projektově si pohlídá i ty, co ho ještě nezačali používat

V S&T CZ se zavedením Projektově.CZ nic zásadního nezměnilo. Jen je jejich práce efektivnější, sdílí mezi sebou informace a už na nic nezapomínají. „Projektově zvýšilo jistotu, že v tempu rozvoje naší společnosti zajistíme stále vysokou kvalitu a dodávku řešení v termínu, na což jsou u nás naši klienti zvyklí,” vystihuje hlavní přínos systému Vojtěch Dvořák.

Projektově určitě předčilo očekávání vedení firmy hlavně v množství zavedených projektů a v počtu zaměstnanců, kteří se rozhodli systém používat. Užívání Projektově bylo zaměstnancům nabídnuto, jako zcela dobrovolné. Proto bylo vedení firmy velmi překvapeno, jak rychle a v jaké míře se Projektově nakonec ve firmě rozšířilo. Někteří zaměstnanci dokonce používají systém i pro své vlastní účely a úkoly místo Outlooku.

A kdo ještě nezačal, toho si Projektově v S&T CZ pohlídalo, i když v systému zapojen zatím nebyl. „Jako technický ředitel jsem se na zavádění Projektově podílel, ale sám jsem ho v první etapě fakticky nepoužíval. Jaké bylo mé překvapení, když mne jeden z podřízených začal přes Projektově úkolovat. Projektově mi začalo „hlídat” termíny… Nu nakonec jsem mu to začal „vracet” a od té doby Projektově používám také”, vypráví Dvořák.

Rosteme se svými klienty

Návrhy na změny a úpravy ze strany klientů jsou pro Projektově pokaždé inspirativní a přínosné, proto je vždy vítají. Návrhy na zlepšení od takových odborníků, jako jsou zaměstnanci S&T CZ, jsou pro ně o to cennější. S&T CZ se podílí i na testování mobilní aplikace Projektově.CZ pro iPhone a Android. Díky jejich připomínkám bude aplikace propracovanější a dokonalejší.

„Vyzkoušejte si systém ještě před pořízením, zjistěte si reference jiných uživatelů a vybírejte opravdu to, co potřebujete řešit nejvíce.” vzkazuje, jak hledat systém pro své projekty, technický ředitel a jednatel firmy S&T CZ Vojtěch Dvořák.


Komentáře

Záložky

Společnost Projektově.CZ s.r.o. je spin-off společností Vysoké školy báňské - Technické univerzity Ostrava. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro snadné řízení firmy, projektů a úkolů.