Efektivita ×20: Projektově pomohlo marketingové agentuře WOXO k raketovému růstu

WOXO je dynamická full-service marketingová agentura z Českého Těšína, která od roku 2013 pomáhá klientům budovat značky a růst na českém i polském trhu. „My jsme na té hranici, takže tady jsou všechno takoví 'Poláko-Češi' a vlastně se domluvíme. Ale my hlavně se chceme zaměřovat na Poláky, kteří chtějí expandovat do Česka," vysvětluje Igor Kluziok.

Pod vedením zakladatele a jednatele Igora Kluzioka si společnost zakládá na precizních procesech a efektivní práci týmu.

Raketový růst vyžaduje raketové procesy

V roce 2021 se vedení WOXO rozhodlo nasadit Projektově, aby se vyřešil tehdejší problémy s chaotickým task managementem a trackováním času. Jak to funguje po více než třech letech od startu? Podle Igora Kluzioka dokonale: „Bez Projektově bychom určitě nevyrostli za poslední tři roky tak moc." Úspěch agentury závisí na přesném trackování času, jasném rozdělení úkolů a schopnosti predikovat kapacity!

Přesné trackování času a jasné rozdělení úkolů jsou nutností pro predikci kapacit!

Proč agentura WOXO zvolila Projektově?

Původně WOXO používala Asanu pro task management a Clockify pro trackování času. Tento setup však přinášel zásadní problémy: Nejenže placená verze Asany byla třikrát až čtyřikrát dražší než Projektově, komunikace s mezinárodním supportem byla komplikovaná, ale největší nevýhodou bylo nepraktické a časově zdlouhavé přepínání mezi dvěma systémy.

Slovy pana Kluzioka: „Původně jsme měli Asanu a Clockify. Problém byl, že člověk musel jít do Asany, přečíst si úkol, zapnout si Clockify, trackovat hodiny, potom to vypnout, jít do Asany, zase to vypnout. Vznikaly tam prodlevy v řádu sekund, až minut, ale v součtu to jsou desítky tisíc na režiích. V Projektově mám daný úkol i zadání, zapínám timer – v tu chvíli okamžitě trackuju, a vypínám pak dalším úkolem. Prodlevy nejsou a nemáme dva softwary, je to sloučené v jednom.“

K Projektově se pan Kluziok dostal díky svému mentorovi, který mu systém doporučil jako sofistikované řešení s logickým přístupem k projektovému managementu. Klíčovým faktorem bylo, že Projektově je český produkt s možností komunikace přímo s majitelem, Zdeňkem Solnickým, který vychází vstříc s úpravami na míru.

Jak příchod Projektově přijal tým WOXO?

Někteří byli klasicky vůči změnám skeptičtí. Pan Kluziok proto vsadil na pečlivou přípravu. Celý proces trval dva měsíce a zahrnoval vyplnění celého stromu klientů, popis služeb, vytvoření šablon s detailními checklisty a onboardingové návody. Projektově spustili k 1. 1., aby přechod byl plynulý. Všichni následně uznali, že byl přechod opravdu nezbytný. Z týmu WOXO nyní využívá Projektově 10 interních zaměstnanců plus dalších 8 externistů.

„Samozřejmě někteří byli první dva měsíce naštvaní, ale zpětně každý pochopil, že kdyby se to nestalo, tak dneska nemůžeme tak rychle růst a fungovat dál," přiznává pan Kluziok.

Šablony a automatizace zrychlují proces, snižují chybovost i časovou náročnost!

WOXO má v Projektově nastaveny šablony na všechny své služby. Každá šablona obsahuje rozpracované úkoly do checklistů, což minimalizuje chybovost. Nový projekt se dá spustit díky automatizaci s Raynetem.

Jak to vypadá v praxi?

Získaný obchodní případ je zanesen v CRM Raynet, následně se pomocí automatizací vytvoří v Projektově kompletní projekt se všemi úkoly – od brandového auditu přes nastavení komunikační strategie až po měsíční reportování. Každý v týmu WOXO ví, co má dělat, timer běží na konkrétní úkol bez prostojů a díky reportování je jasné, kolik se bude fakturovat.

„My jsme vše rozpracovali strašně detailně, takže nyní už úkoly sjednocujeme a zlehčujeme, ať toho není zbytečně tolik. Máme udělanou automatizaci pro Raynet, takže když v Raynetu dám, že jsme vyhráli nějaký obchodní případ, tak se mi v Projektově založí projekt a vysype tam asi 250 úkolů, které u toho klienta musíme udělat."

V blízké budoucnosti pan Kluziok plánuje další integrace, například OpenAI. „Bavili jsme se se Zdeňkem Solnickým, že to napojíme na OpenAI a uděláme tam některé věci v rámci ChatGPT, aby ušetřil další drahocenný čas a peníze, třeba kontrolou gramatiky," těší se Igor Kluziok.

Přesné trackování a hodinové budgety jako hlavní realizační nástroj

Všichni pracovníci WOXO trackují vše přímo v Projektově. Pomocí speciálně vytvořeného reportu a hodinových budgetů ke klientům dokáží přesně hlídat, aby nepřejeli limit, nebo naopak predikovat, zda mají prostor pro další práci. S ohledem na komplikovaný odhad náročnosti práce často využívají kalendář pro úkolové sloty a mikroúkoly.

„Klient třeba kupuje 20 hodin a my trackujeme skrze tracker v Projektově a rovnou nám to vykresluje, jestli jsme v půlce měsíce udělali už 24 hodin a jsme tak za limitem, nebo jestli naopak 19 hodin budgetu zbývá. Na základě toho dokážeme hlídat ten projekt," vysvětluje Igor Kluziok.

Mobilní aplikace má v oblasti trackování pro WOXO také nepostradatelnou roli. Část týmu občas pracuje mimo kancelář, a hlavně pro fotografovy, kteří mnohdy pracují v terénu, je mobilní aplikace nutnost. Snadno si zapnou trackování na mobilu a vše je k projektu jasně a automaticky zaznamenáno. „Bez mobilní aplikace by to určitě nešlo, si myslím," potvrzuje pan Kluziok.

Kontrola a report jsou základ pro predikci kapacit

Sám pan Kluziok každý týden vyhodnocuje, kdo kolik odpracoval hodin, na kterém projektu a sleduje výkyvy v křivce výkonnosti. „Každé pondělí si vyjedu minulý týden, a to mi vykresluje křivky, jestli se zaměstnanec či externista drží v rámci domluvených časů, anebo tam byly nějaké propady, výkyvy."

Na základě těchto automaticky generovaných dat dokáže vedení WOXO hlídat projekt, reportovat a predikovat dopředu. „Chceme si dělat reporty pro každou profesi – ať například víme, jakou máme kapacitu na grafika, jestli jsme přes limit, nebo je to v klidu či musíme někoho nabrat. To je za mě klíč k tomu, abychom predikovali dopředu, a ne zpětně, když už jsme v háji, protože dávno překračujeme limity," dodává pan Kluziok.

Závěrem už jen několik bodů k hlavním přínosům užívání Projektově

Projektově ve WOXO nahradilo využívání dvou systémů, čímž ušetřilo nevyčíslitelné množství režijních časů. Vytvořilo jasný systém v úkolech, snížilo prostoje i chybovost členů týmu a také se díky záznamům v Projektově snadno určují aktuální i predikují budoucí pracovní kapacity pro další zakázky.

Hlavní přínosy systému Projektově:

• Sloučení task managementu a time trackingu do jednoho nástroje
• Snadný a automatizovaný time tracking bez časových prostojů
• Automatizace projektů skrz API propojení s Raynetem (až 250 úkolů)
• Přesné sledování dodržování hodinových budgetů
• Kapacitní plánování a týdenní reporty
• Mobilní aplikace pro práci odkudkoliv
• Česká podpora a rychlé úpravy na míru
• Detailní šablony a checklisty

Proč by WOXO doporučila Projektově?

„Za mě je to USPčko! To, že se o nás někdo fakt stará, dokáže se mnou komunikovat a rychle měnit systémové věci, jak my potřebujeme. Takže za to jsem vděčný, Projektově není jenom nějaká platforma a já pouze číslo. Jinak je pro nás vše přehledné a v systému umí, co k rozvoji potřebujeme," vysvětluje Igor Kluziok.

Vyplatil se přechod na Projektově také finančně?

Odpověď vedení WOXO zní jasně: „Určitě Projektově vydělalo x-násobně víc, než kolik stojí. Časové úspory díky práci v jednom softwaru znamenají peníze a efektivita nám stoupla tak, že je vývoj firmy raketový!"

Velmi děkujeme panu Igoru Kluziokovi za sdílení zkušeností s Projektově. Agentuře WOXO přejeme i nadále úspěchy a spokojené klienty na českém i polském trhu.