Od chaosu k systému: Jak Projektově pomáhá v BELdental, s.r.o. řídit trade marketing a růst firmy

BELdental je dynamická distribuční firma z oblasti dentální techniky, která dodává 3D tiskárny, rentgeny, myofunkční aparáty i spotřební materiál pro ortodontisty a stomatology.

Firma se ale nestaví jen do role klasického distributora pro B2B a B2C zákazníky.

„My nejsme jen distributoři, snažíme se být partnery pro naše klienty. Prodáváme techniku, která je drahá, a klienti potřebují mít jistotu, že když něco selže, jsme tu pro ně," vysvětluje marketingová manažerka.

S týmem přibližně třiceti lidí, přičemž klíčové jádro tvoří patnáct zaměstnanců, firma prochází výrazným růstem. BELdental má vlastní prodejny, servisní tým i laboratoře a dále se rozvíjí.

Vedle klasické distribuce se společnost posouvá také do role partnera a agentury pro dentální značky – pomáhá jim s uvedením na trh, správou marketingových aktivit i distribucí přes velké hráče typu Alza, Notino nebo Dr. Max.

Když rodinná firma rychle roste a systém nestíhá krok marketingu

Společnost BELdental fungovala dlouho na rodinném principu - „kdo může, tak si pomůže". Marketingová a obchodní část firmy je však velmi dynamická a s růstem přišly nové výzvy. Kampaně se plánují dlouhodobě, běží paralelně pro více značek a často na sebe časově i rozpočtově navazují. Každá aktivita má své náklady, očekávaný přínos i dohodnuté kompenzace s partnery.

Před zavedením Projektově tým narážel na limity běžného fungování:

• Informace roztroušené mezi e-maily, Excelem, cloudovými úložišti a chaty
• Důležité smlouvy uložené „u někoho v mailu"
• Složité plánování kapacit a návazností kampaní
• Náročná a zdlouhavá příprava reportů pro partnery

BELdental je ukázkovým příkladem firmy, která přerostla rodinný model a potřebuje systém, který:

• Nebrzdí rychlost - jednoduchost místo složitosti
• Roste s firmou - z 5 lidí klidně na 100+
• Nerozděluje tým - všichni mají přístup k informacím na jednom místě
• Šetří čas - automatizace tam, kde to dává smysl

Proč právě Projektově?

Rozhodování o projektovém nástroji probíhalo ve dvou rovinách. Firma má dva majitele - každý řídí jinou část byznysu s odlišnými potřebami. Část firmy, která řeší primárně zkoušky a servisní techniku, zvolila jinou „techničtější" platformu s propojením na kalendáře a fakturaci.

Marketing a obchod pod vedením Zuzky Bělové se ale vydal jinou cestou. „Nechtěla jsem nástroj, který se bude všem líbit, ale nikdo ho nebude používat. Potřebovala jsem nástroj, který nebude bariéra, ale pomoc," vysvětluje manažerka marketingu klíčový požadavek.

Projektově vyhrálo díky:

• Jednoduchosti - přátelské ovládání, ne stovky složitých funkcí
• Snadnému zaškolení - v systému se zaškolí noví zaměstnanci během hodiny
• Flexibilitě - možnost přizpůsobení na míru
• Podpoře - přímý kontakt na vývoj, rychlé řešení

Projektově nakonec zvítězilo kombinací přehlednosti, flexibility a osobní podpory. Místo univerzální šablony vzniklo řešení, které přesně odpovídá tomu, jak marketing v BELdental funguje.

„Nemohla jsem najít nástroj, který bych si volně koupila a splnil by všechny představy. Projektově se nám skvěle přizpůsobilo a máme tak systém, který dělá za málo peněz hodně muziky," shrnuje paní Tomešková.

Jak probíhalo zavádění Projektově - oříškem bylo vedení

V BELdental nasadili Projektově na podzim roku 2024. Zavádění systému nebylo o nadšení od prvního dne. Klíčové ale bylo, že Projektově je jednoduché a nepůsobí jako další administrativní zátěž. Každému členovi týmu stačí hodinové školení a začne s Projektově fungovat bez zmatků a zádrhelů.

Postupně se z nástroje stal přirozený pracovní prostor - zejména pro úkoly s návaznostmi a dlouhodobým dopadem.

Přehledný trade marketing a plánování kampaní v Ganttově diagramu

Trade marketing patří k nejsložitějším částem marketingového řízení. Největší přínos Projektově proto přišel právě zde - díky přehlednému plánování kampaní v Ganttově diagramu. BELdental realizuje pro mnoho dentálních značek desítky marketingových aktivit ročně - bannery na e-shopech, zvýhodněná zobrazení, kampaně, akce. Je nutné vše detailně připravit, plánovat, kontrolovat, analyzovat výsledky a reportovat je klientům.

V Ganttu má každý partner i značka svůj marketingový plán, ke kterému jsou přiřazeny konkrétní aktivity, termíny a rozpočty.

Projektově umožňuje:

• Rozpadnout kampaň na konkrétní úkoly
• Předat realizaci dalším členům týmu
• Průběžně kontrolovat plnění scénáře
• Porovnat plánovaný a skutečný rozpočet

Tým má okamžitý přehled:

• Kdy která kampaň běží
• Jak na sebe aktivity navazují
• Kde by mohlo dojít ke konfliktu kapacit nebo rozpočtů

Dnes má manažerka marketingu konečně přehled o všech kampaních na jeden pohled. „Vše vidím v Ganttu a mohu si to filtrovat buď podle partnera, nebo značky. Vidím celý rok shora. Nemusím přemýšlet, jak jsem to rozvrhla a kolik kde utratila - mám to před sebou," vysvětluje.

Jak to běží v praxi:

1. Manažerka marketingu vytvoří marketingový plán pro daného partnera
2. Rozplánuje kampaně (Valentýn, Jeden úsměv, Den ústního zdraví atd.)
3. Přiřadí značky, které v tu dobu dávají smysl
4. Vidí v Ganttově diagramu celý rok najednou
5. Úkoly předává asistentce, která hlídá realizaci
6. Sleduje rozpočty a skutečné náklady
7. Na konci vyhodnocuje, co fungovalo, a reportuje

„Vlastně mi to pomáhá vše hlídat a vidím tam každou kampaň od začátku až do konce," shrnuje manažerka marketingu.

Reporting, který ušetří dny práce

Doposud bylo jednou z největších bolestí vytváření rozsáhlých reportů pro partnery, které zabere několik dní. Nově má BELdental možnost v Projektově vytvořit potřebný report během několika minut.

„Celý proces přípravy podkladů trval třeba tři dny. Buď bych to dál vypisovala do Excelu v 1600 řádcích, nebo jsme se museli zastavit a vymyslet proces, který nám to opravdu usnadní," přiznává.

Nově díky Projektově stačí:

• Vyfiltrovat kampaně podle značky nebo partnera
• Zobrazit všechny marketingové aktivity, které proběhly
• Načíst skutečné náklady z rozpočtů
• Na jedno kliknutí vygenerovat PDF soubor

Veletrhy a velké akce jako jeden přehledný projekt

Prvním velkým zkouškovým projektem řízeným v Projektově byl veletrh. Právě ten totiž funguje jako jeden velký projekt - od návrhu stánku přes tisk katalogů až po logistiku a koordinaci týmu. Vše lze rozložit na dílčí úkoly pro odpovědné členy týmu a zároveň je jasně viditelné, v jaké fázi daný úkol je.

Vše je:

• Sepsané na jednom místě
• Rozdělené na konkrétní úkoly
• Přiřazené odpovědným lidem

Projektově se osvědčilo a stejný princip dnes BELdental plánuje využít i při dalších velkých projektech.

Složky partnerů - jedno místo pro smlouvy, dokumenty a podklady

Projektově se postupně stalo centrálním úložištěm informací. Pro každého partnera má BELdental složku v Projektově a všichni členové týmu už vědí, kde najdou smlouvy, dokumenty, kreativy, screenshoty, finanční údaje i poznámky ze schůzek.

„Vznikl nám takový rozcestník a vneslo to do práce obrovský pořádek. Všichni víme, kde co je, a není potřeba to neustále komunikovat a u někoho shánět. Hned vidím, jaké byly rozpočty, kolik se čeho objednalo, co u koho fungovalo. Prostě vidím informace, které bych jinak už nikdy nedohledala," říká s úsměvem paní Tomešková.

Mobilní aplikace parťákem pro práci v terénu

Manažerka marketingu, ale i další členové týmu často pracují mimo kancelář - schůzky s klienty, výstavy, kongresy. Použití mobilní aplikace Projektově je tak značným usnadněním, protože se rovnou sdílí zápis ze schůzky a vedení společnosti i další odpovědné osoby jsou hned informovány.

Ranní rituál s mobilní aplikací Projektově se pro paní Tomeškovou stal součástí každého dne. „Ráno mě samozřejmě pokaždé Projektově naštve, protože mi pošle, co jsem ještě nesplnila a co mě čeká, takže s Projektově snídám. Ale je to dobré v tom, že si ráno utřídím, co je ten den důležité, a vyberu jednu věc, která opravdu hoří," směje se.

Projektově jako opora při rebrandingu

BELdental aktuálně prochází rebrandingem a zásadní proměnou vizuální identity. Logo, web, marketingové materiály i styl komunikace - vše se mění, takže vlastní rebranding je jedním obrovským projektem a zátěžovou zkouškou pro Projektově.

Klíčová role Projektově:

• Udržet strukturu projektu
• Koordinovat více lidí a dodavatelů
• Zabránit chaosu v kreativě

Plány do budoucna - time tracking pro fakturaci

Další krok? Detailní sledování spotřebovaného času pro jednotlivé kampaně. „Doteď to nebylo potřeba, ale jakmile začneme jednotlivým značkám nabízet například kampaně na sociálních sítích, potřebuji mít pro fakturaci detailní přehled, kdo na tom strávil kolik času," vysvětluje manažerka marketingu.

Podpora, která dělá rozdíl

Jedním z hlavních důvodů, proč v BELdental zvolili Projektově, je i osobní přístup. „Vím, na koho se obrátit. A vím, že ať si navymýšlím cokoliv, řešení vždy přijde. Možnost přizpůsobení na míru byla klíčová," dodává paní Tomešková.

Kde BELdental nově šetří čas:

• Report z 3 dnů na 5 minut - úspora 99 %
• Žádné hledání v e-mailech - vše na jednom místě
• Jasná struktura projektů - nic se nezapomene
• Ganttův diagram - přehled o všech kampaních najednou

„Já musím říct, že Projektově vneslo hodně pořádek a organizovanost. Uklidilo se v e-mailech a ušetříme hromadu režijních časů," shrnuje manažerka marketingu.

Hlavní přínosy Projektově pro BELdental

1. Trade marketing pod kontrolou díky Ganttu
2. Centrální úložiště dokumentů
3. Obrovská úspora času na reportingu
4. Vhodnost pro řízení velkých projektů
5. Mobilní práce v terénu
6. Jednoduchý onboarding
7. Osobní podpora

Vyplatilo se zavést systém Projektově?

„Rozhodně. Už jenom ta úspora času a přehlednost pro nás má finanční hodnotu, a to ještě nejsme ve fázi, kdy bychom využívali veškerý potenciál systému. Ale to je spíš na naší straně," hodnotí paní Tomešková.

Velmi děkujeme manažerce marketingu BELdental, paní Tomeškové, za sdílení zkušeností s Projektově a za milou otevřenost při rozhovoru. Firmě BELdental, s.r.o. přejeme úspěšný rebranding, spokojenou spolupráci s partnery a další růst v oboru dentální techniky.