Jak šlape Projektově při spojení se CRM RAYNET? Spolehlivé duo nebo fiasko?

Příběh Green Power Investment s.r.o. je příběhem odhodlání, inovace a neustálého růstu. Když se v roce 2010 na energetickém horizontu objevila firma Green Power Investment s.r.o. (GPI), málokdo tušil, jaký vliv bude mít na budoucnost obnovitelných zdrojů energie. S vizí čisté a udržitelné energetiky se GPI rychle etablovala jako klíčový hráč na poli solární energetiky a vodíkových technologií. Od svého vzniku se firma soustředí nejen na development a projekční práce, ale i na kompletní realizaci a provoz fotovoltaických elektráren po celé Evropě a mimo ni.

Společnost GPI se neustále rozvíjí a adaptuje na potřeby trhu. Stala se lídrem v oblasti fotovoltaických projektů v Balkánských zemích, úspěšně realizovala parky v České republice, na Slovensku a v Maďarsku. Nedávno dokončila svou první solární elektrárnu v Srbsku s výkonem 1 MWp na střeše, což je jen jeden z mnoha úspěchů, kterých dosáhla. S více než 120 MW instalovaného výkonu a dalšími projekty v přípravě, které přesahují 500 MW, GPI pevně drží otěže obnovitelné energetiky.

Cílem GPI je nejen projektovat a stavět fotovoltaické parky, ale také je vlastnit a provozovat, čímž zajišťuje dlouhodobou udržitelnost a spolehlivost řešení. Současně se aktivně věnují inovacím v oblasti bateriových úložišť a rozvoji vodíkových technologií, které jsou vnímány jako klíčové v budoucnosti obnovitelné energie. Podnikat v oblasti obnovitelných zdrojů se zaměřením na solární energetiku a vodík vyžaduje opravdu odvahu. Stavět rozsáhlé fotovoltaické elektrárny chce ještě větší odvahu a velmi zodpovědný přístup – není zde prostor pro chyby a ztráty času!

Dokázali jsme zajistit, aby Projektově fungovalo spolehlivě včetně integrace CRM RAYNET? Je možné, aby vše fungovalo spolehlivě a bez obavy z přešlapu od startu obchodu až po předání tak významných zakázek zahraničním klientům a investorům? Zeptali jsme se na to obchodního ředitele, pana Jozefa Lištiaka.

Začátky nebyly „easy“

Přestože Green Power Investment s.r.o., využívá Projektově 6 let, začátky nebyly jednoduché. Zprvu se přímo pan Lištiak snažil Projektově prosadit právě při poradě: „Říkám prostě, tak máme Projektově, tam když si uděláme projekt, který se bude jmenovat PORADY, tak se při té poradě otevře Projektově, hodíme to na zeď a píšeme úkoly. Můžeme to přiřazovat případně i k projektům, pokud to bude potřeba. Pokud ne, tak si je jenom rozdáme, ale máme to kontrolované s nějakým termínem, s nějakou odpovědnou osobou. Pojďme využívat Projektově v rámci vedení porad a úkolů z porady. Přijde mi to tak správné.“

Bohužel byl pan Lištiak přehlasován a interní porady se do Projektově nepřesunuly. Na dílčí interní úkoly nyní využívají Microsoft Planner. I pro tuto funkci je však Projektově 2 skvěle připraveno a je možné ho přizpůsobit konkrétním potřebám.

Ač je z našeho pohledu škoda, že tým musí využívat více aplikací podobného principu, ve vztahu k Projektově to nevadí. Projektově má totiž na starosti mnohem zásadnější oblast, kterou je ŘÍZENÍ PROJEKTŮ

Jak firma fungovala, co se změnilo a jakou roli sehrálo Projektově?

Obchodní tým, obchodní případ, dohled na kvalitu i včasné dokončení realizace celých fotovoltaických parků, jak nejjednodušeji byste to vše uhlídali? Pan Lištiak nebyl nadšen a zprvu se mu to rozebírat nechtělo, ale nakonec nám prozradil, jak to dříve ve firmě fungovalo. Nebudeme vás napínat a řekneme to! V minulosti společnost GPI fungovala s Wordem!

Ano, opravdu byl hlavním parťákem pro porady, prodej a následné projektové řízení Microsoft Word! Vše fungovalo tak, že při každé poradě členové týmu doplňovali nové úkoly a aktualizovali ty stávající v jednom textovém dokumentu. Dalo se předpokládat, že s růstem společnosti nebude Word stačit.

Proto mezitím probíhala doba hledání a zkoušení ideálního systému, který by byl nosnou páteří pro obchodní případ od jeho úplného počátku až po úspěšné dokončení a předání zákazníkovi/investorovi. Word se držel na hlavní scéně ještě 2 roky. Nakonec však vyhrály pozici pro řízení projektů aplikace Projektově a CRM systém RAYNET, jež nyní fungují na bázi automatizací a společně. Na celé fungování se podíváme blíže!

Rozhodnutí pro Projektově

Pan Lištiak už Projektově znal o několik let dříve ze společnosti SolidSun, napadlo ho tedy, že i v GPI by mohlo skvěle zapadnout a pomoci s řízením projektů. Výběr však nebyl samozřejmostí, v určité období bylo ve hře mnohem více aplikací pro projektové řízení. Všude něco nevyhovovalo potřebám, či nebyl přátelský design aplikace a její ovládání a v neposlední řadě je potřeba podotknout na komplikace s napojením na RAYNET.

Dokonce proběhla také zkouška dnes tak oblíbené umělé inteligence (AI). Vygenerované výstupy byly designové stránce a UX spíše děsivé než moderní – představte si návrat přibližně do doby Windows XP a starší. Výsledné resumé znělo jasně: „Vyhodnotili jsme u testovaných systémů cenovku, použitelnost, vhodnost pro nás, napojení na RAYNET a padlo rozhodnutí zůstaneme u Projektově!“

Jak se s Projektově sžili kolegové?

Projektově bylo přivítáno vřele, ač nebylo nasazeno do všech záležitostí. Dalo by se říci, že nikdo zapojení systému nebojkotoval. Jak jsme již zmínili, má ve společnosti jasné místo. Tím je řízení jednotlivých projektů – má být páteří každé zakázky. Aktuálně má GPI přibližně 20 uživatelských účtů, přičemž svůj přístup získali i externí spolupracovníci, dodavatelé a investoři.

Pan Lištiak nám sdělil, jak jednotlivé „větve společnosti“ s Projektově fungují. Nejvíce systém využívá vedení pro jasný přehled o stavu realizací a dohledu nad nimi. Dále pak obchodní oddělení, které pro svou práci potřebuje již tu zmíněnou „páteř“ každého projektu. Je zásadní, aby každá realizace postupovala dle jasného a jednotného systému i časového sledu. Pro obchodníky a také vedení obchodního týmu je stěžejní napojení na RAYNET, kdy jsou nastaveny určité automatizace.

V případě získaného obchodu se vše automaticky propíše i do projektově – pod jednotným označením zakázky, kdy je toto označení také shodné s dokumenty na Google Drive. Ač není firma korporátních rozměrů a nejsou postupy 100% striktní, ale potřebují určitou flexibilitu, není prostor pro zmatky a nepořádek!

Kdo měl z možnosti nahlížení do Projektově velkou radost jsou pak investoři a zákazníci. Proč? To nám okomentoval i sám pan Lištiak: „Investoři přijali možnost nahlížet velmi pozitivně! Stali jsme se pro ně mnohem více transparentní a zároveň to všem šetří významné množství času stráveného komunikacemi, zkracuje to spoustu činností okolo. Všem nám chodí hromada e-mailu, takže také odpadlo náročné dohledávání historických konverzací. Špatně se reaguje na úkol v mailu, který potřebuji řešit ještě s více lidmi. Takto mám v Projektově vše na jednom místě včetně dokladů, a i investor má možnost se zapojit do chatu.“

Možnost integrace RAYNET

• Automatické založení projektu z Obchodního případu
• Propsání informací do projektu
• Rozdání úkolů ze šablony
• Odbourání zdlouhavých konverzací po e-mailech
• Udržení jasné struktury řízení projektů
• Eliminace komunikačního šumu
• Mapy úkolů
• Ganttův diagram
• Individuální přizpůsobení potřebám společnosti
• Mobilita – Projektově je k dispozici kdekoliv díky mobilní aplikaci

Nebylo jednoduché zavzpomínat, který z tolika realizovaných projektů v ČR i za hranicemi byl zrovna první. Pan Lištiak se nechal slyšet, že nebyli troškaři, tedy nezařazovali Projektově do řízení projektů postupně, ale naopak do toho šli, jak se říká „po hlavě“! Bez obav rovnou nasadili Projektově paušálně na všechny obchodní případy a zakázky, které se rozběhly či teprve řešily obchodně. V tu chvíli se bavíme o cca 20 až 30 projektech. Možná by se prý dala prvním projektem, řízeným pomocí Projektově, nazvat realizace o výkonu 1 MW – Buly aréna Kravaře.

Co je v Projektově nejvíce využíváno?

„Skrze projektově řešíme hlavně řízení projektů. Dokonce jsme s panem Solnickým zavedli i nástavbu, kdy se tam přes nějaké buttony skládaly jednoduše úkoly, které padaly týmům podle nějakého rozdělení, (např. back office, tech – engineering, web). Vše jsme měli rozškálované u velkých projektů, ale i malých interních. Převážně jde ale o řízení zakázkových projektů a činností spojených s procesem vyřízení stavebního povolení a následnou realizací.“

V čem je zásadní a přínosné napojení na RAYNET CRM?

Díky napojení na CRM bylo dosaženo jednotné linky vedení obchodního případu a jeho překlopení do projektu. Konkrétně jde o automatizovaný proces, kdy se obchodní případ z RAYNETu automaticky přesune do Projektově, kde se již řídí jako projekt, a vše je pod jednotným číslem případu. Číslo případu je zásadní, neboť se pod ním evidují také veškeré doklady, nabídky a projektové dokumentace na Google Drive.

Projektově vše automaticky třídí i dle země, pro kterou se zakázka řeší. Systém je schopný fungovat na bázi automatizovaných přednastavených šablon, či lze zadat informace a nastavit další postup manuálně dle aktuální potřeby. Projektově umí také vzájemné propojení přidávání souborů – tedy pokud se přidá soubor do RAYNET CRM, propíše se k projektu i do Projektově a naopak.

Osnova fungování integrace RAYNET:

1. Obchodník zakládá nový Obchodní případ (OP) do RAYNETu
2. Obchodník označí OP v RAYNETu jako Výhra
3. Automaticky je v Projektově založen nový projekt:
   • pod správným názvem a číslem
   • se všemi informacemi, které obchodník zadal v RAYNETu
   • a ze šablony byly rovnou zadány úkoly

Přínosy pro realizační tým:

• Vždy se dozví o novém projektu
• Vždy jsou předány všechny potřebné informace
• Ze šablony je založen projekt, automaticky připraven harmonogram všech kroků včetně různých řešitelů a trvání
• Projektový manažer může aspekty doladit dle potřeby

Závěrem několik shrnujících hlavních přínosů pro GPI

• Projektově páteří celého obchodního a projektového procesu
• Automatizace spojené s integrací RAYNET
• Plnění dílčích úkolů
• Hlídání termínů
• Odstranění komunikačního šumu
• Jasný přehled o stavu jednotlivých záležitostí
• Transparentnost pro zákazníky a investory díky nahlížení
• Aplikace v mobilu – přidání záznamu odkudkoliv

Pana Lištiaka jsme se v závěru zeptali, zda je s Projektově spokojen a doporučil by dalším firmám. Odpověď zněla: „Ano jsme spokojeni a určitě bych doporučil dalším. Já to dokonce dělám!“

Tato odpověď nás zahřála u srdce. Přesně proto Projektově tvoříme, rozvíjíme a neustále inovujeme. Jsme hrdí, že je Projektově spolehlivým partnerem, který má stěžejní roli v řízení projektů!

Velmi děkujeme panu Lištiakovi za upřímnost a za to, že se s námi jménem úspěšné společnosti Green Power Investment s.r.o. podělil o zkušenosti s Projektově. Přejeme, aby Vaše podnikání stále rostlo a ubíralo se i nadále správným směrem. Jsme rádi součástí a hrdým partnerem Vašich úspěchů.