Aplikace Projektově může propojovat firmy mezi sebou
Společnost HSF, s. r. o. je součástí největšího výrobce oken v Evropě. Na trhu je už více než 20 let. Zakládá si na nejvyšší kvalitě a bezpečnosti svých výrobků. Stejné hodnoty hledali i u systému na řízení projektu. Jak zaváděli v HSF systém Projektově nám podrobně popsal Ing. Alexander Farkaš, IT manager společnosti.

Rozhodla srozumitelnost, rychlost a němčina

Ve firmě jako je HSF, s. r. o., je dobré systémové řízení nutností. Probíhá tam současně několik projektů dohromady a není jednoduché je řídit. Na jejich koordinaci používali systém excelovských tabulek. Ten ale postupem času začal selhávat. Nakonec se do projektů nikdo nedíval, nezapisoval plnění úkolů, ani nezadával další. Chybělo rozdělení prací na denní rutinu a činnosti související s rozvojem systému výroby, softwaru a organizace práce.

Excelovské tabulky začaly postupně selhávat

Postupem času se ukázalo, že bude nutné zavést přehledný systém na sledování a reportování průběhu projektů. Potřebovali všechny procesy zrychlit, zlepšit organizaci práce a řízení projektů. Bylo třeba také jednoznačněji určovat odpovědné osoby a termíny jednotlivých úkolů.

Rozhodující při výběru softwaru na řízení projektů byla dostupná cena, rychlá podpora a okamžité nasazení do praxe. Měli také specifický požadavek. Možnost mutace v německém jazyce. Němčina je totiž v HFS hlavní dorozumívací jazyk.

Z nabízených možností se nakonec rozhodli pro Projektově.CZ. „Oslovila nás srozumitelnost systému, rychlá implementace a možnost jazykové mutace do němčiny. Rozhodlo testování přímo v denní praxi,” vysvětluje Farkaš.


Zapracování trvalo jen tři dny

„Systém postupně zavádíme a zapojujeme další kolegy do projektů. Je to jako vždy s prosazováním nových postupů, někteří zaměstnanci nejsou nadšení. Ale protože je používání velmi jednoduché a některých uživatelů se týká pouze zaslání e-mailů, hodnotím implementaci pozitivně,” popisuje Farkaš.

Pro hlavních 6 uživatelů, trvalo zapracování jen tři dny. Nejdéle jim trvalo zvyknout si na nové rutiny, které jsou pro práci s Projektově nutné. Po měsíci už základní tým fungoval bez problémů.

A co zaměstnance firmy HSF nejvíce překvapilo?


Máme víc času a lepší informační toky

Po zavedení Projektově se především zlepšila výměna informací o stavu úkolů a jejich včasném plnění nebo zdržení. Také se zlepšil informační tok směrem k dodavatelům, kteří jsou také součástí projektů. Více práce při zadávání projektů a rozdělování úkolů se jim, jak sami říkají, vrací v informacích o stavu projektu. To zase usnadňuje další rozhodování.

Systém Projektově.CZ očekávání zaměstnanců firmy HSF splnilo především v oblasti správy úkolů. Výsledkem jsou dobře definované a oddělené denní a rutinní činnosti od těch projektových.

Za podstatný bonus také v HSF považují, že nemusí pořádat tolik porad, čímž ušetří mnoho času na jiné činnosti.



Co chybělo

  1. Seznam projektů, stav jejich plnění, plán činností.
  2. Zadávání úkolů a jejich plnění - předání informací na relevantní osoby.
  3. Vyhodnocení plnění úkolů a stavu projektů.

Jaký je stav dnes

  1. Plánování projektů a úkolů se zapojením celého projektového týmu.
  2. Každý ví, jaký má úkol. Lze okamžitě zkontrolovat stav jejich plnění.
  3. Díky přehledu o všech činnostech projektů, je možné vyhodnotit celkový stav projektů kdykoli.

Chceme hlavně umět systém dobře používat

„Naše plány do budoucna jsou hlavně naučit se systém dobře používat. Máme i nějaké nápady na inovace. Například bychom přivítali k úkolu nebo projektu funkci plánu a zápisů z porad,”

taková je, podle Farkaše, vize budoucnosti jejich spolupráce s Projektově.
Více plánování a méně porad, to je Projektově.


Vzhledem k tomu, že společnost HSF zapojuje do projektů i své dodavatele, byli by rádi, kdyby existovalo nějaké propojení mezi dvěma společnostmi, které každá užívají své Projektově. Podle nich je tu prostor pro “zasíťování” firem a daleko efektivnější spolupráci na společných projektech.

„Vyzkoušejte a zvažte benefity, stojí to jen pár hodin času,” vzkazuje Farkaš těm, kteří jsou ve stejné situaci, jako byli před časem ve firmě HSF.

Komentáře

Záložky

Společnost Projektově.CZ s.r.o. je spin-off společností Vysoké školy báňské - Technické univerzity Ostrava. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro snadné řízení firmy, projektů a úkolů.