V mapách jsme doma. Teď už i v projektovém řízení
Práce pro každého klienta je nový projekt, který má mnoho aktivit a úkolů, evidencí už udělané práce, finančních rozvah a dalších souvislostí. „Zásadně nám chybělo těsné propojení agendy úkolů, výkazů práce a rozpočtů”, říká Milan Jindáček, jednatel společnosti.
Dříve pro evidenci času pracovních činností používali aplikaci, kterou si sami napsali, ale ta neuměla pojmout třeba ekonomiku projektů. Na úkoly používali Bugzillu (webová aplikace vyvinutá organizací Mozilla pro projektové řízení) a rozpočty vedli v excelových tabulkách. Protože tak řídili projekty v několika nepropojených systémech, nebyli schopni rozumně kontrolovat provozní náklady a výnosy v průběhu projektů, a to jim přinášelo velké komplikace. Proto se rozhodli hledat jiné řešení.
Hledali tedy službu za rozumnou cenu, která dokáže propojit agendu úkolů, výkaznictví času práce a rozpočet. Službu, která umožní kontrolu efektivity práce týmu lidí, kteří nejsou v jedné kanceláři.
- Několik nepropojených systémů na vedení projektů
- Složité zadávání a evidence dat
- Nepřehlednost a nemožnost kontroly ve všech návaznostech
- Propojení všech tří agend
- Jednoduchost a rychlost při zadávání dat do aplikace
- Možnosti filtrování dat a tvorby výstupů
80 % problémů vyřešených hned a navíc proaktivní přístup
„Kromě Projektově jsme měli v hledáčku další dvě řešení, která jsme testovali. Aplikace Projektově zvítězila, protože ze startu nám nabídla řešení 80% našich požadavků a my věděli, že těch 20% dokážeme řešit alternativně”
, vysvětluje své rozhodnutí o konečném výběru aplikace Jindáček.
Systém Projektově jim vytáhl trn z paty v jejich největším problému. A to způsob evidence nákladů a výnosů a jeho propojení s ostatními souvislostmi jednotlivých projektů.
„Nakonec to byla osobní zkušenost, kterou jsme získali v období používání demo verze. Důležitý byl přístup lidí z podpory, kteří proaktivně řešili naše dotazy a hledali řešení našich požadavků”, doplňuje jednatel společnosti.
Chvilku trvalo, než své uvažování sladili s logikou systému Projektově. „To se nakonec podařilo, a my těžíme z nových možností, které jsme dříve ve vlastních oddělených aplikacích postrádali”, pochvaluje si Jindáček.
Zavedení do praxe netrvalo dlouho. Měsíc si dali na vyzkoušení. Pak už rovnou přešli na ostrý provoz, během kterého doladili celkovou organizaci používání systému.
„Dokážu si pohlídat červená čísla”
Milan Jindáček považuje za nejpodstatnější změnu, kterou mu zavedení systému Projektově přineslo, že: „Jsem nyní schopen lépe kontrolovat průběh realizace jednotlivých projektů a reagovat na situace, které by nás mohli dovést do červených čísel.” Dokáže bez problémů sledovat základní ekonomickou bilanci projektů a řídit jejich náklady.
K tomu mají pořádek v úkolech a přesně vědí, kdo, kdy a co udělá. Nástroj zasílání emailů s komentáři spolupracovníkům přímo ze systému navíc podporuje týmovou spolupráci.
Mnoho času jim také ušetří skutečnost, že se zbavili nutnosti starat se o chod, údržbu a zálohování vlastních instalací webových aplikací.
„Je super, že místo 3 samostatných aplikací, o které jsme se navíc museli starat, používáme jen jednu”, říká Jindáček.
Zavedením systému Projektově firma SmartGIS významně posílila své schopnosti v oblasti managementu projektů obecně. Jejich vývojářské projekty jsou často realizovány agilním způsobem. Pořádek a přehled v projektech jim významně pomohl ve spolupráci s externími dodavateli.
A co je při zavádění projektu nejvíce překvapilo a potěšilo? Jednoduchost zadávání úkolů a jejich vizualizace v podobě myšlenkové mapy. A v neposlední řadě také vstřícný a proaktivní přístup ze strany Projektově.CZ.
SmartGIS se systémem Projektově rozhodně počítá i do budoucna. Ocenili by, kdyby do systému postupně přibývaly i další klíčové funkcionality, například vazby na fakturační aplikace.
„Doporučuji Projektově vyzkoušet a nebát se ptát lidí na podpoře na cokoliv, co s užíváním služby souvisí. Měsíc stačí na to, aby si každý vyzkoušel základní funkce a zbavil se pocitu, že kupuje zajíce v pytli.”
