facebook pixel
Jak si udělat pořádek v úkolech?

Dovolené jsou už pomalu u konce a nastal čas opět rozjet projekty a zakázky. Když se podíváte do svého e-mailu nebo do svých úkolů, může se stát, že jich pár najdete ve zpoždění. Chtělo by to provést čistku.

Krok první: dočasně vypnout odesílání e-mailových upozornění

V Projektově.CZ jsme během srpna dodali novou funkci - pozastavení odesílání e-mailových notifikací. Ta se nám nyní bude hodit. Během úklidu budeme posouvat termíny a uzavírat úkoly. Nechceme ale "spamovat" e-mailové schránky kolegů naším úklidem.

Pro vypnutí odesílání notifikací otevřete libovolný projekt a v něm Ganttův diagram. Následně klepněte na nové tlačítko "Pozastavit zasílání e-mailů".

Po stisknutí se vám nahoře zobrazí informační lišta. Nyní můžeme začít s úklidem, aniž bychom e-mailovými notifikacemi obtěžovali kolegy.

Stejně tak tlačítko "pozastavit zasílání e-mailů" můžeme využít při plánování projektů. Vytvořit nový projekt, zastavit odesílání, přidat úkoly, nastavit termíny a úkoly delegovat a až na závěr opět zapnout zasílání notifikací.

Kolegy je pak nutné upozornit na nový projekt osobně.

Krok druhý: úklid

Nyní už stačí projít své projekty. Uzavřít neaktuální úkoly, upravit termíny.

Pro úklid větších projektů je dobré přepnout se do nového výpisu úkolů "BETA", ve kterém můžete rychle otevřít úkol do plného náhledu a rovnou v něm úkol upravit a okomentovat, aniž byste opustili výpis úkolů. Snadno tak během chvilky uděláte v projektech a úkolech pořádek.

Krok třetí: pořádek

Když už máme uklizeno, je pokračování snadné. Na poradách stačí otevřít realizovaný projekt, uzavřít vyřešené úkoly a ostatní úkoly aktualizovat. Tak, aby na konci porady každý účastník odcházel s jasnými úkoly a následnými kroky a prioritami.

PS: Pokud jste tak neudělali dříve, nezapomeňte nahoře na stránce opět zapnout odesílání notifikací.


Záložky

Společnost Projektově.CZ s.r.o. je spin-off společností Vysoké školy báňské - Technické univerzity Ostrava. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro snadné řízení firmy, projektů a úkolů.