Jak na šablonu úspěšného projektu?
V Projektově.CZ jsme v úzkém kontaktu s partnery, kteří konzultují projektové řízení. Sami pracujeme na jednoduchém nástroji, který podporuje přehledné řízení projektů ve firmách. S pomocí několika rad si sami můžete připravit jednoduchou šablonu.
Nejprve je vhodné nastudovat trochu teorie.
K zodpovězení otázky jak na úspěšné projekty si můžeme pomoci výbornou přednáškou Lukáše Havláska z loňského Barcampu v Ostravě. Tématem přednášky bylo "Jak na plán projektu, který je předurčen k úspěchu. Značka: Prakticky"
Ve videu zaznělo:
- Práce s očekáváními: Určit si předem co je výsledkem, proč na projektu / zakázce tým pracuje.
"I sebelepší projekt nemůže být úspěšný, pokud nesplní očekávání, případně účel pro který byl vytvořen." - Mít sestavený tým a jasně rozdělené, kdo za kterou část projektu zodpovídá.
- Plán projektu: připravit si produktový rozpad.
Ten je založený na tom, že si produkt celého projektu rozpadneme na jednotlivé dílčí části. To vede k tomu, aby se v projektu na nic nezapomnělo a aby jste byli schopni sledovat jednotlivé stavy dílčích částí projektu. - Sledujte stavy úkolů, plnění projektu: nastavte mechanizmy tak, aby členové týmu průběžně hlásili stavy úkolů, zda je řeší, nakolik je splněno. Vy jako projektový manažer, jako sponzor, nebo klient, nebo člen týmu pak otevřením jedné tabulky vidíte, v jakém stavu je celý projekt. Protože vidíte rozpad jednotlivých činností, vidíte co už bylo dokončeno a na čem se pracuje.
- Rozdělení projektu do etap: Plán se dobře vytváří na další etapu, dá se v nich také lépe reagovat na přání zákazníka.
- Pravidelné vyhodnocení projektu - průběžné dle etap, srovnání s cílem projektu a zaujetí dalšího postoje.
Praktické vytvoření šablony projektu
V Projektově.CZ je možné vytvořit si šablonu projektu, procesu nebo zakázky, kterou si nyní připravíme pro své účely podle přednášky výše. Díky šabloně máme jistotu, že v průběhu budoucích projektů se na žádný dílčí krok nezapomene.
1) vytvoříme projekt, nazveme jej "Šablona projektu"
2) vložíme první úkol - cíl projektu
Po rozkliknutí úkolu na jeho kartu můžeme vepsat detaily projektu a sdílet soubory. Tento úkol se také může jmenovat "vstupní analýza".
3) přidáme jednotlivé kroky (etapy) vedoucí k naplnění projektu
4) vytvoříme rozpad hlavních částí na dílčí
Jedná se o myšlenkovou mapu úkolů z projektu. Každý obláček reprezentuje jeden úkol (z tabulky výše), který je možné rozdělit dále na podúkoly.
Volitelně: Etapám a úkolům můžeme rovnou přidat i termíny a spojit je vazbami tak, aby se při posunu jednoho z termínů automaticky přepočítaly termíny ostatní. To provedeme v Ganttově diagramu. (Zde vám naše podpora ráda pomůže, stačí napsat vpravo dole do live-chat okna).
5) Hotovo.
Takto máme vytvořenou šablonu projektu, kterou můžeme kdykoliv zkopírovat a použít.
Po jejím zkopírování ji přejmenujeme dle jména klienta či zakázky, dle analýz vyplníme cíle projektu a můžeme nastavit první termíny a řešitele úkolů.
Připravte si šablonu projektu, procesu nebo zakázky ve svém Projektově.CZ
