Novinky a vylepšení v 2020

Letošní rok přinesl nové výzvy a co si budeme povídat, byl náročný. Nám utekl tak rychle, že jsme se za ním nestačili ani ohlédnout. V tomto článku to tedy napravím a také nastíním, na co se můžeme těšit v příštím roce.

Webináře

V březnu jsme ve spolupráci s Ing. Petrem Všetečkou, PhD z Projektovemyslenie.sk vysílali několikrát webinář Řízení projektů nejen v krizi. V září jsme navázali webinářem Jak připravit zadání projektu.

Webináře měly velký ohlas a proto pracujeme na tom, abychom Vám tyto i další webináře mohli poskytovat na vyžádání ze záznamu.

Novinky ve webové aplikaci Projektově

Upřímně přiznávám, že s prací na novém webu jsme letos moc nezveřejňovali novinky. To ale neznamená, že bychom zaháleli.

Výpis projektů

• dodali jsme zobrazení průběhu projektu
• je možné filtrovat dle průběhu - například zobrazit si jen hotové projekty
• přidána možnost celý výpis projektů exportovat do excelu
• nově umí zobrazovat plánované příjmy vs. skutečné příjmy a volitelně si můžete nechat zobrazit vybraná vlastní pole (stav projektu, vlastník aj.)
• některé firmy mají více než 1000 aktivních projektů, průběžně jsme prováděli řadu optimalizací, pro zajištění rychlé práce s projekty
• kompletně jsme přepracovali Archív projektů

    

Zelený obdélník průběhu projektu a rozšířené zobrazení

Rozpočet projektu

• Pokud využíváte v projektech odhadované časy úkolů a hodinové sazby uživatelů (řešitelů), tak prostřednictvím tlačítka “předvyplnit plánované náklady” si můžete jedním kliknutím připravit plánovaný rozpočet,
• v rozpočtu můžete nově mít také podpoložky,
• v plánu můžete mít více příjmů - přesněji naplánovat tok peněz potřebný na krytí projektu,
• připravili jsme také kompletně nový report rozpočtu nad více projekty (nad zakázkami) ve kterém je na první pohled vidět kolik se ještě bude fakturovat, kolik nákladů zbývá nebo jaké je aktuální cash flow projektu.

    

Nový souhrnný přehled rozpočtu projektů

Úkoly

• Letos jsme citlivě měnili práva členů týmu tak, aby se nestalo, že by člen manažerovi udělal v projektu nepořádek (což dříve při troše záměrné nebo nezáměrné snahy bylo možné specifickým přesouváním úkolu),
• vylepšili jsme chování % hotovo, přes odhadované časy je možné přidat větší “váhu” jednomu úkolu nad druhým,
• vylepšili jsme export do PDF,
• nově i členové týmu mohou zakládat úkoly ze šablon.

Hledání

• Kompletně jsme jej přepracovali tak, aby bylo rychlé a odměňující,
• více v článku zde.

  

Přepracované hledání s historii posledních hledání

Myšlenková mapa

Dodali jsme rozšířené zobrazení, ve kterém je hned vidět kdo úkol řeší, s jakým termínem a zda josu u úkolu přiloženy soubory

    

Rozšířené zobrazení úkolů v myšlenkové mapě

Ganttův diagram

    

Ukázka stávajícího Ganttova diagramu

Na dalším vylepšení Ganttu si naši vývojáři letos docela lámali zuby. Ačkoliv jsme do stávajícího diagramu přidali nové lepší zobrazení (jen projektů, jen projektů a hlavních úkolů apod.) a vylepšili zobrazení pro tisk (CTRL + P), tak hlavní práci, přidání podpory milníků, si sebou přenášíme do nadcházejícího roku.

Milníky, na kterých stále pracujeme, jsou ukotvené v čase tak, že si je ani manažer nemůže snadno přeplánovat. Pokud by manažer chtěl některý úkol posunout a v důsledku tím přeplánovat další úkoly a přes ně posunout milník, tak aplikace změnu nedovolí. Bude nutné nejprve přesunout milník (volitelně změnu milníku doplnit komentářem) a až poté přeplánovat ostatní předcházející úkoly.

Nyní manažer zadá termíny a členové týmu je musí dodržovat. Se členy týmu to tedy nyní funguje. Avšak manažer z podstaty není nijak omezený a tak může, třeba i omylem, termíny libovolně přesunout. Milníky tak slouží jako zarážka, o kterou se může manažer opřít aniž by ji termínově snadno posunul.

K tomuto chování vede delší cesta, zvlášť pokud zapojíme více úkolů, podúkolů a jejich podúkolů. Ty navíc mohou řešit různí řešitelé s různými právy. A třeba i vnořenými podprojekty. Proto jsme celou problematiku nejprve popsali automatizovanými testy, které jednoznačně určují co jak má fungovat a hlídají tak funkčnost i do budoucna, aby se zabránilo zavlečení chyby.

Jsme zde poměrně daleko, ale ukázalo se to jako opravdu velké množství práce. Proto ty prodlení. Nicméně stále jsme silně přesvědčeni, že toto rozšíření plánování úkolů a Ganttova diagramu bude milníkem, který výrazně usnadní řízení projektů z pohledu času, což ocení především všichni projektoví manažeři.

NPS skóre

Díky této funkci máme pravidelný přísun zpětné vazby. Základním kamenem mnohých velkých i malých vylepšení byla právě vaše zpětná vazba. Na ni se snažíme vždy reagovat, vyřešit obratem a pokud to není možné, tak ji zařadit do plánu dalšího rozvoje. Právě tyto podněty Projektově posouvají dále, ušetří Vám čas a postupně se skládají do dobrého dojmu a pohodové práce s aplikací. Proto si této zpětné vazby velmi vážíme a ještě jednou bych vám za ní chtěl poděkovat. Kdykoliv nás neváhejte kontaktovat přes live-chat nebo na podpora@projektove.cz.

Mobilní aplikace

Ani na ni jsme letos nezapoměli.

• Naučili jsme ji práci s podúkoly a soubory,
• dodali zbrusu nový editor popisu úkolu
• a stejně jako v hlavní aplikaci, i zde je nyní k dispozici nové vyhledávání.

    

Ukázka mobilní aplikace

Co nás čeká v příštím roce

Milníky máme ve velmi pokročilé fázi, proto je chceme dotáhnout jako první.

Dále nás čeká modul porad, abychom celou agendu vedení porad a tvorby zápisů z porad výrazně zjednodušili.

Pomyslným slonem v místnosti, kterému se nemůžeme vyhnout je migrace na nové servery. Stávající řešení je založeno na dedikovaných serverech v datacentru v Praze. Rádi bychom povýšili řešení na čistě cloudové, od jednoho z velkých hráčů na trhu cloudových řešení, který má svá datacentra mimojiné ve Frankfurtu v Německu.

Tato změna je velkým krokem, který výrazně zvýší dostupnost, zlepší zabezpečení platformy, odolnost proti kybernetickým útokům a umožní větší a pružnější škálování služby, doslova dle aktuální potřeby. Změna technologického řešení serverů nijak nemění soulad s GDPR. Na zabezpečení klademe vysoké nároky a s přesunem své standardy ještě zvyšujeme. O tomto tématu budeme ještě opakovaně psát a odpovídat na veškeré vaše související dotazy.

Pro snadný start s Projektově

V tomto roce jsme si díky školením, konzultacím a také zpětné vazby uvědomili, že Projektově má hodně funkcí, které nemáme, nebo máme nedostatečně zdokumentované.

Nemusím chodit daleko, stačí se podívat o pár řádků výše na vylepšení rozpočtu projektu, výpisů projektů s vlastními poli, šablony pro uvedení zadání projektu, nebo rozšíření myšlenkové mapy. A to jsem ani nezmínil nový blok na Mé stránce “Úkoly, které mají být v řešení” pro proaktivní řízení projektu.

Jsou to silné nástroje, ale je nutné vám je představit. Ukázat co a proč Projektově umí a následně v článku nebo prostřednictvím videa ukázat, jak je uvést do praxe.

Nejlepší je začít úplně od základů - ať už práce s Projektově nebo základních principů řízení projektů. Troufám si říct, že v příštím roce se naše podpora už vůbec nebude nudit a vy se tak můžete těšit na novou sekci nápovědy.

Závěrem

Naší misí je zajistit, aby jste měli úspěšné projekty a splněné úkoly. K tomu nestačí mít šikovný softwarový nástroj, nebo znát metody projektového řízení. Je potřeba umět obojí v rozumném rozsahu použít v praxi.

Už letos jsme se prostřednictvím webinářů a vylepšení aplikace na tuto cestu vydali, v nadcházejícím roce se těším, že v tomto trendu budeme pokračovat a doplníme jej novou nápovědou, vzdělávacím centrem.

Tímto bych Vám chtěl za celý tým Projektově poděkovat za přízeň a podporu. Přeji krásné, rodinné svátky Vánoční a hodně úspěšných projektů v novém roce 2021.

Zdeněk Solnický
jednatel společnosti