facebook pixel
Jak sdílet své projekty?

Projekt v Projektově.CZ je zjednodušeně řečeno seznamem úkolů a souborů, který můžeme sdílet s ostatními. Možností nasdílení je více a liší se dle situace, ve které se nacházíme. V následujících odstavcích si projdeme časté dotazy a způsoby sdílení projektu.

Časté otázky:

  1. Kdo vidí projekt?
  2. Mohu mít soukromý projekt?
  3. Jaká jsou práva (role)?
  4. Za které uživatele se platí?
  5. Komu mohu projekt sdílet?
  6. Jak sdílet jen jeden projekt?
  7. Lze nasdílet jen jeden úkol?
  8. Jak přizvat zákazníka?
  9. Jak nasdílet dílčí část projektu?
  10. Může si kolega sám sobě zadávat úkoly?

1) Kdo vidí projekt?

Projekt vidí jen lidé, se kterými je projekt nasdílen. Ti jsou vždy na stránce členů týmu projektu. Pokud jsem členem projektu, vidím projekt ve výpise projektů. Mohu si jej rozkliknout a vidět své úkoly i úkoly ostatních. Zároveň, aby člověk mohl dostat v projektu úkol, musí být jeho členem.

Některé projekty můžete mít sdílené (například zakázky) a vedle nich projekty soukromé (například osobní úkoly), o kterých ostatní ani nebudou vědět, že v Projektově jsou.

2) Mohu mít soukromý projekt?

Ano. V každém novém projektu jste nejprve sám. Je soukromý a nikdo jej ani jeho úkoly nevidí. Až když mezi členy týmu přidáte kolegy, uvidí jej také. Budou si moci proklikat úkoly, poznámky, soubory a stát se řešiteli úkolů nebo některé úkoly sledovat.

3) Jaká jsou práva (role)?

Při přidání uživatele do projektu nebo ve výpise uživatelů můžeme změnit roli, kterou má uživatel v projektu.

Správa projektů Úkoly
Role a uživatelů vytvářet komentovat měnit označit jako vyřešené uzavřít Zdarma
Manažer ne
Člen týmu * * ne
Klient ** ano
Externista*** ne

* Pokud člen týmu dostane úkol od manažera, nemůže jej smazat, uzavřít, ani posunout termín. Na svých úkolech ale může pracovat bez omezení.
** Nové úkoly jsou automaticky přiřazeny prvnímu manažerovi v projektu (lze změnit).
*** Externista vidí jen úkoly, které řeší a úkoly kde je přidán do sledování. Ostatní role vidí (mohou si proklikat) celý projekt

4) Za které uživatele se platí?

Za veškeré uživatele, kteří v systému pracují na úkolech. Tedy za manažery, členy týmu a externisty. Role Klient, která může jen zadávat nové úkoly a komentovat stávající je zdarma.

5) Komu mohu projekt sdílet?

Projekt je možné sdílet jen registrovaným uživatelům do služby. Tuto registraci provedete jen jedenkrát a při ní se uživateli zašle pozvánka ke spolupráci online a jeho přístupové údaje. Jakmile máte uživatele registrovaného, můžete jej přidávat v různých rolích do projektů a zadávat mu úkoly.

Nápověda: Jak přidat kolegy?

6) Jak sdílet jen jeden projekt?

Klikněte nahoře na Projekty pro výpis projektů. Na řádku s názvem vybraného projektu je vpravo ozubené kolečko. Po kliknutí na něj, se vám zobrazí menu, přes které můžete projekt přesunout, přejmenovat nebo sdílet. Po kliknutí na "sdílet" se otevře nastavení členů týmu a zde tento projekt můžete sdílet.

7) Lze nasdílet jen jeden úkol?

Ano. Právě pro tuto situaci jsme přidali roli "Externista". Externista totiž v projektu vidí jen úkoly, kterých je řešitelem nebo úkoly, ve kterých byl přidán do sledování. Takto můžete mít rozsáhlý projekt a jednu dílčí část sdílet s externím spolupracovníkem.

8) Jak přizvat zákazníka?

Zaregistrujte jej do služby a přidejte do projektu v roli Klient. Následně na jeho řádku ve výpisu členů týmu uvidíte roletku, ve které si můžete vybrat výchozího příjemce úkolů, které zákazník zadá.

Ve výchozím nastavení je to první manažer projektu. Takže pokud zákazník v Projektově.CZ zadá nový úkol, automaticky je přidělen manažerovi projektu, který je na to upozorněn e-mailovou zprávou.

Díky funkci rozšířených inboxů je možné zákazníkovi dát e-mailovou adresu, na kterou když pošle e-mail, automaticky se z něj vytvoří úkol.

Příklad: Webové studio MyDesign připravuje prezentaci pro klienta RS Project. Zaregistrují zákazníka, nastaví zkratku projektu a klientovi předají adresu: rsproject.mydesign@app.projektove.cz. V momentě kdy klient na tuto adresu zašle e-mail (i s přílohami), automaticky je z něj vytvořen úkol (požadavek) a předán manažerovi.

9) Jak nasdílet dílčí část projektu?

Projekty je možné strukturovat na fáze (etapy) prostřednictvím pod-projektů. Každý podprojekt má své členy týmu. Můžete mít takto uživatele, kteří vidí jen první etapu (podprojekt). A také uživatele, kteří vidí celý projekt. Každý uživatel vidí vždy jen projekt (nebo jen podprojekt), kterého je členem.

10) Může si kolega sám sobě zadávat úkoly?

Ano. Tyto úkoly jsou jen jeho, nechodí Vám žádná e-mailová upozornění na ně. V případě potřeby si nasdílený projekt můžete otevřít a jeho úkoly rozklikat, přidat se do jejich sledování. Běžným příkladem je, že manažer zadá úkol a člen týmu si jej rozdělí na "checklist" dílčích kroků, které si odškrtává.



Záložky

Společnost Projektově.CZ s.r.o. je spin-off společností Vysoké školy báňské - Technické univerzity Ostrava. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro snadné řízení firmy, projektů a úkolů.