Hodinový rozpočet projektu: kolik hodin máte a kolik jste už naplánovali

Zakázka má 200 hodin. Kolik z nich už máte rozdělených mezi úkoly? Hodinový rozpočet nese první číslo, součet odhadů u úkolů druhé. Když vyplníte obojí, plánujete proti skutečnému limitu a ne od oka.

Celé flow má tři kroky: zadáte rozpočet na přehledu projektu, doplníte odhady u jednotlivých úkolů v Ganttově diagramu a obě čísla porovnáte. Zvládnete to během plánování projektu, ještě než rozdělíte práci mezi lidi.

Co hodinový rozpočet projektu ukazuje

Hodinový rozpočet je počet hodin, které máte na projekt k dispozici. Zadáváte ho v přehledu projektu a slouží jako strop pro plánování: kolik práce můžete rozdělit mezi úkoly, aby se zakázka vešla do nabídnuté ceny. Sám nic nehlídá. Hlídáte ho vy tím, že ho porovnáte se součtem odhadů u úkolů.

V Projektově pracujete se třemi časovými údaji. Každý odpovídá na jinou otázku.

1. Zadejte hodinový rozpočet na přehledu projektu

Rozpočet vyplňte hned na začátku, ještě než rozdělíte práci mezi úkoly. Pak plánujete proti číslu, které znáte z nabídky nebo ze smlouvy.

1. Otevřete projekt a přejděte na Přehled .
2. V pravém sloupci najděte sekci Podrobnosti .
3. Do pole Hodinový rozpočet zadejte počet hodin.
4. Změnu potvrďte.

Hodnotu můžete kdykoli upravit. Když klient objedná práci navíc, rozpočet zvýšíte a máte znovu aktuální strop.

2. Doplňte odhadované časy úkolů v Ganttově diagramu

Aby bylo co porovnávat, potřebují úkoly odhad. Odhadovaný čas zapíšete přímo v Ganttově diagramu, bez otevírání karty úkolu.

Nejdřív si roztáhněte levou tabulku diagramu. Ukáže u každého úkolu víc než jen název.

1. Otevřete projekt a přepněte se na Ganttův diagram .
2. Chytněte dělící čáru mezi tabulkou vlevo a časovou osou vpravo a přetáhněte ji doprava.
3. V rozšířené tabulce uvidíte kromě názvu úkolu i termíny a sloupec Odhadovaný čas .
4. Klikněte do buňky u úkolu a zapište odhad v hodinách.
5. Postupujte odshora dolů, dokud nemají odhad všechny úkoly.

Odhady zadávejte i u úkolů, které teprve plánujete na příští měsíce. Bez nich součet neodpovídá práci, která vás čeká, a rozpočet vypadá volnější, než ve skutečnosti je.

3. Porovnejte naplánované hodiny s rozpočtem

Odhady u podřízených úkolů se sčítají na řádku nadřazeného úkolu a na řádku projektu. Součet na řádku projektu je počet hodin, které už máte rozplánované.

1. V levé tabulce Ganttova diagramu si najděte řádek projektu.
2. Ve sloupci Odhadovaný čas přečtěte součet za celý projekt.
3. Porovnejte ho s hodinovým rozpočtem z přehledu projektu.

Rozdíl mezi rozpočtem a součtem odhadů je volná kapacita zakázky: hodiny, které ještě můžete rozdělit mezi další práci.

Příklad: rozpočet 200 hodin, součet odhadů 160 hodin. Zbývá vám 40 hodin na úkoly, které ještě nejsou v plánu. Když součet dosáhne 210 hodin, plánujete o 10 hodin víc, než kolik máte zaplaceno, a víte to dřív, než někdo začne pracovat.

Když plán přesáhne rozpočet

Máte tři možnosti a všechny jsou lepší než zjistit přečerpání až na konci zakázky.

• Zmenšete rozsah. Vyřaďte úkoly, které do objednané práce nepatří, nebo je přesuňte do dalšího projektu.
• Přehodnoťte odhady. Projděte úkoly s nejvyšším odhadem. Někdy je práce jinak členěná a část se dá spojit nebo zkrátit.
• Domluvte navýšení. Když je práce navíc oprávněná, dohodněte s klientem víc hodin a rozpočet v přehledu projektu zvyšte.

Od plánu ke skutečnosti

Rozpočet a odhady jsou plán. Druhou polovinu ukáže strávený čas, který si řešitelé zapisují během práce. Z něj poznáte, jestli odhady seděly.

Na překročení odhadu vás aplikace upozorní sama. V nastavení si zapnete e-mailové upozornění při překročení 80 % odhadovaného času na úkolu. Autor úkolu tak dostane signál ve chvíli, kdy se s tím ještě dá něco dělat.

Když máte u uživatelů vyplněnou hodinovou mzdu, spočítá Projektově z odpracovaných hodin i náklad na úkol a na projekt. K plánu v hodinách tak přibude pohled v korunách.

Zadejte rozpočet, doplňte odhady a součet zkontrolujte dřív, než se do zakázky pustíte. Přečerpané hodiny se pak neobjeví jako překvapení na faktuře.