Rozpočet projektu
Jak mít ziskové projekty?
Finanční stránka je nezbytným faktorem úspěchu projektu. Každý projekt je definován projektovým trojúhelníkem vymezujícím co, kdy a za kolik. Za kolik můžeme sledovat skrze odhadované a skutečné časy, nebo plánované a skutečné příjmy a náklady.
Díky rozpočtu projektu můžete sledovat projekt z finanční stránky. Zadat plánované příjmy a náklady, řídit projekt skrze porovnání se skutečnými příjmy a náklady.
V Projektově je rozpočet součástí každého projektu.
Rozpočet vidí jen manažer projektu.
Zadání rozpočtu projektu
Otevřete projekt a v levém menu klikněte na položku "Rozpočet projektu".
Rozpočet projektu je tvořen automaticky činnosti úkoly/projekty. Svůj projekt si naplánujete přes Mapu úkolů, kde zadáte hlavní kroky úkolů. Ty se Vám následně zobrazí v rozpočtu projektu. Ten je tvořen dvěma sloupci, v levé části je plán, v pravé části skutečnost a její porovnání s plánem.
Plánovaný příjem a náklady
V levé části je plán. Plánovaný příjem je tvořen penězi, které máte k dispozici na realizaci projektu. Typicky se jedná o částku uvedenou ve smlouvě se zákazníkem nebo definovanou investorem.
Poté k jednotlivým položkám doplňte plánované náklady. Při doplňování nákladů Vám plánovaný rozpočet průběžně ukazuje Vaši bilanci / rezervu.
Doplněním získáte plánovaný rozpočet projektu.
Pokročilé použití - 3 tipy
Máme pro Vás 3 tipy, které Vám pomohou rozpočet projektu vychytat:
Položky si můžete přes 3 tečkové menu skrýt. Pod plánovaným rozpočtem je roletka "přidat položku", skrze kterou si můžete cokoliv nazpět přidat.
Zadejte k úkolům odhadovaný čas a poté klikněte na 3 tečkové menu - předvyplnit plánované náklady. Aplikace náklad doplní částkou získanou vynásobením odhadovaného čas úkolu a hodinové sazby řešitele.
Zadejte plánovaný zisk. Jedná se o nákladovou položku. Aplikace Vás tímto upozorní dříve, jakmile se začne ukrajovat z plánovaného zisku. Tak, aby projekt nejhůře skončil s menším ziskem, ale ne v červených číslech.
Reálné příjmy a náklady - po spuštění projektu
Následně dle reálného průběhu projektu zadávejte jednotlivé příjmy. Při vkládání zadáváte datum, můžete doplnit poznámku, například číslo faktury a částku. Stejně tak zadat jednotlivé náklady, faktury od dodavatelů s datem a částkou.
Skutečné náklady máme v projektu dvojího typu: a) Variabilní - ty jsou tvořeny zapsanými strávenými časy a vynásobené hodinovými sazbami řešitele úkolu b) Fixní - jednotlivě zadané náklady, přesné částky
Plán je tvořen jednou částkou, například "příprava migrace" s plánovanou cenou 200 000 Kč. Do skutečnosti postupně připisujeme náklady. Například 1. 10. faktura v hodnotě 50 000 Kč, následně o měsíc později druhá faktura v hodnotě 100 000 Kč. Plán je 200 000 Kč, v realitě je utraceno nyní 150 000 Kč
Report vám ve výsledku na první pohled ukáže finanční stránku projektu. Kolik prostředků jste již čerpali, kolik zbývá k vyčerpání a hlídá náklady na dílčí části projektu.
Náklady na kartě úkolů
Na každé kartě úkolu jsou v právo dole Náklady. Kliknutím na tlačítko přidat se Vám zobrazí Přidat náklad, kde můžete vyplnit náklady z úkolů, datum, přidat poznámku.
Vždy v praxi máme plán nákladů, no někdy je realita/skutečnost jiná. Reálné náklady zadáváme postupně, a tak nám vznikne skutečný rozpočet u projektů.
- je dostupný jen manažerům
- manažer projektu přímo v něm eviduje skutečné náklady
- manažer, externista nebo člen týmu přímo na kartě úkolu zadávají náklady, případně evidují strávený čas
- zákazník náklady ani strávené časy nevidí
- člen týmu, externista nevidí hodinové sazby kolegů, pokud je u úkolu náklad - vidí celkový součet skutečných nákladů daného úkolu. Přehled, rozpočet projektu vidí jen manažer.
Notifikace u rozpočtu
Aplikace odesílá e-mailovou notifikaci při splnění plánovaného rozpočtu nákladu.
Aplikace Projektově hlídá Váš rozpočet. Upozornění zašle, když jste již minuli plánovaný rozpočet, ale do plánovaného rozpočtu se počítá i zisk. Proto když v rozpočtu vyplníte zisk, máte rezervu v projektu. Když tedy aplikace odešle notifikaci na Váš email a upozorní vás na přesah limitu, vy máte chytrou rezervu zisk.
