Vytížení zdrojů: zjistěte, kdo má kapacitu na další zakázku
Když řídíte víc zakázek najednou, potřebujete vědět, kdo má volné ruce a kde se práce hromadí. Panel vytížení zdrojů v Ganttově diagramu to ukáže po měsících, a to ve dvou pohledech: na oddělení a na jednotlivé uživatele.
Než začnete: nastavte kapacity
Panel porovnává naplánovanou práci s kapacitou zdroje. Tu je potřeba nejdřív zadat.
Kapacita uživatelů. Ve Správě uživatelů otevřete editaci uživatele a vyplňte pole Měsíční kapacita – kolik hodin za měsíc má daný člověk k dispozici.
Kapacita oddělení. Kapacity oddělení je zatím nutné nastavit přes podporu.
Co musí úkol obsahovat, aby se započítal
Aby měl panel co počítat, potřebuje u úkolu:
- začátek, termín a odhadovaný čas – z nich se spočítá, kolik hodin práce v kterém období leží na zdroji,
- řešitele – podle něj se úkol započítá do vytížení uživatelů,
- nebo typ úkolu (například administrace, projekce, konstrukce, výroba) – podle něj se úkol započítá do vytížení oddělení.
Úkol bez odhadovaného času nebo bez termínu se do panelu nepromítne.
Jak panel zapnete
V Ganttově diagramu otevřete v dolní černé liště nabídku ⋮ (tři tečky) a přepněte přepínač Vytížení oddělení nebo Vytížení uživatelů. Ve spodní části se zobrazí panel s vytížením vybraného typu zdroje.
Nastavení se ukládá do adresy stránky, takže po znovunačtení Ganttu zůstane panel zapnutý tak, jak jste ho nechali.
Vytížení oddělení
Agregovaný pohled na celá oddělení. Hodí se, když potřebujete vědět, kam ve firmě alokovat další práci. U každého oddělení vidíte jeho kapacitu (např. 140 h/měsíc, 800 h/měsíc) a vedle ní měsíční rozložení naplánované práce.
Vytížení uživatelů
Detailní pohled na konkrétní lidi. Odpovídá na otázku „kdo je přetížený a kdo má volnou kapacitu". U každého uživatele vidíte jeho měsíční kapacitu (např. 168 h/měsíc) a barevně rozlišené vytížení.
Jak hodnoty číst
Každá buňka ukazuje hodiny naplánované na daný zdroj v daném měsíci:
- zelená – práce se vejde do kapacity,
- červená – zdroj je v daném měsíci přetížený (naplánováno víc, než stíhá).
Hodiny se rozpočítávají poměrně přes dobu úkolu. Zda se do nich počítají i víkendy, závisí na nastavení aplikace: ve výchozím stavu se počítají všechny dny včetně víkendů, ale můžeme přepnout na režim, kdy se pro plánování počítají jen pracovní dny. Vytížení se sčítá napříč projekty, takže vidíte celkové zatížení člověka, ne jen jeho práci v jednom projektu.
Detail vytížení
Klikněte na konkrétní buňku a otevře se detail s rozpadem: které projekty a úkoly daný zdroj v tom období zatěžují. Hned víte, odkud přetížení pochází a kde ubrat.
Panel vždy počítá všechny projekty
Ať jste v jednom projektu, nebo se díváte na všechny najednou, panel ukazuje celkové vytížení zdroje napříč všemi projekty. Vidíte tak skutečnou kapacitu: kam ještě můžete úkol naplánovat a kam ne.
Podle situace se hodí dva pohledy:
- Celek – zobrazíte si víc projektů najednou nebo všechny projekty na Ganttu a sladíte plán přes celou firmu.
- Konkrétní projekt – jste v jednom projektu a ladíte zaplánování jednoho úkolu. Panel i tady započítá práci ze všech ostatních projektů, takže řešitele omylem nepřetížíte.
Když vás zajímá, proč je některý měsíc červený, klikněte na buňku (viz výše) a uvidíte, ze kterých projektů vytížení proudí.
Panel respektuje filtr
Když si Gantt vyfiltrujete (třeba podle typu úkolu nebo hledaného textu), do panelu se promítnou jen vyfiltrované zdroje.
Toho využijete při plánování po odděleních. Vedoucí konstrukce si vyfiltruje úkoly typu konstrukce, vidí jen řešitele svého oddělení a jejich vytížení. Podle něj rozdělí práci a nastaví termíny tak, aby nikoho nepřetížil. Pod jeden typ úkolu přitom může spadat víc řešitelů.
