Výměna zaměstnance: převedení úkolů na nového kolegu

Kolega odchází a jeho projekty přebírá nástupce. Zvládnete to za jedno odpoledne, když půjdete ve správném pořadí: nejdřív nástupce zaregistrujete a dostanete ho do projektů, pak hromadně přepíšete řešitele u úkolů a teprve nakonec odcházejícího archivujete.

Když pořadí otočíte, narazíte na problém. Nástupce nevidí úkoly, do kterých ho nikdo nepustil, a odcházejícího uživatele nearchivujete, dokud nerozhodnete, co s jeho otevřenými úkoly. Hotový postup najdete v checklistu na konci článku.

Než začnete – co se stane s prací odcházejícího člověka

Odcházející kolega je v Projektově navázaný na tři různé věci a každá se řeší jinak.

Nejčastější nedorozumění vypadá takto: hromadně přepíšete řešitele, uvidíte prázdný seznam úkolů odcházejícího a máte pocit, že je hotovo. Přitom úkoly dál nesou jeho jméno jako autora a jeho stopa zůstává i v komentářích a ve stráveném čase. To je v pořádku, je to historie projektu. Jen počítejte s tím, že smazáním účtu o ni přijdete.

Archivovat, nebo smazat uživatele?

Archivujte. Smazání má smysl jen tehdy, když plníte povinnost výmazu podle GDPR.

Archivovaný uživatel je deaktivovaný. Nepřihlásí se a nedostane z aplikace žádný e-mail, ale v projektech je pořád vidět, co založil, co komentoval a kolik hodin kde strávil. Reporty za minulá období tak dávají smysl i dva roky po jeho odchodu.

U smazaného účtu tyhle vazby zmizí. Komentář zůstane, ale nedohledáte, kdo ho napsal. U strávených časů se ztratí vazba na konkrétního člověka, takže výkaz práce za uzavřený projekt už nikdo nerozklíčuje.

Při obou akcích Projektově zkontroluje, jestli uživatel není řešitelem otevřených úkolů. Pokud je, zobrazí se okno s jejich výpisem a můžete je rovnou odtud delegovat. U pěti úkolů je to nejrychlejší cesta. U padesáti použijte hromadnou úpravu popsanou níže.

Hromadné převedení úkolů na nástupce

Nejdřív dvě věci, které vám ušetří práci a nervy.

Nástupce musí být členem projektů, jinak převedené úkoly neuvidí. Postup najdete níže v sekci Přidání nástupce do projektů a nastavení práv.

Vypněte si odesílání notifikací. Při přepisu stovky úkolů byste nástupci poslali stovku e-mailů. Klikněte vlevo dole na své jméno a vyberte pracovat bez odesílání notifikací. Nahoře se objeví žlutá lišta. Dokud ji vidíte, aplikace nikomu nic neposílá. Po dokončení práce lištu vypnete kliknutím na Opět zapnout zasílání notifikací a všechna zadržená upozornění se zahodí. Detaily má článek Jak pozastavit notifikace změn úkolů.

Pak teprve přepisujte:

1. V levém menu klikněte na Úkoly. Otevře se seznam úkolů napříč všemi projekty, do kterých máte přístup, takže podprojekty vyřídíte zároveň s hlavními projekty.

2. Přepněte se na záložku Aktuální. Zrušte předvolený filtr a přidejte filtr Filtrovat dle → „Řešitel“ → jméno odcházejícího kolegy.

1. Nad výpisem klikněte na ikonu hromadné změny a označte úkoly. Všechny najednou označíte zaškrtnutím čtverce nad seznamem.

2. U spodního okraje obrazovky se objeví nástrojová lišta. Rozbalte 3 tečkové menu, vyberte Změnit řešitele a zvolte nástupce.

1. Změna se provede hned a nahoře se zobrazí potvrzení.

Celý postup i s videem najdete v článku Hromadná úprava úkolů.

Uzavřené a splněné úkoly přepisovat nemusíte. Nikdo na nich už nepracuje a v reportech za minulá období naopak chcete vidět, kdo práci skutečně odvedl. Přepisujte jen to, co je otevřené, tedy záložky Aktuální a Zpožděné.

Co s autorstvím úkolů

Autor je ten, kdo úkol zadal. Hromadná úprava ho nepřepisuje a v aplikaci ho nezměníte. Je to záznam o tom, kdo práci vytvořil, ne o tom, kdo ji dělá.

Pro běžný provoz to nevadí. Vadí to ve chvíli, kdy účet smažete: u všech úkolů, které kolega založil, se pak místo jména objeví „Neznámý uživatel“ a nikdo nedohledá, odkud zadání přišlo. To je hlavní důvod, proč doporučujeme archivaci.

Když potřebujete zjistit, co všechno odcházející kolega zadal:

• Na kartě konkrétního úkolu najdete autora v hlavičce úkolu a v historii změn.
• Pro přehled napříč projekty otevřete seznam Úkoly a klikněte do pole pro přidání filtru. Ve stejné roletce, kde vybíráte filtr podle řešitele, zvolte filtr podle autora a vyberte odcházejícího kolegu. Dostanete výpis všeho, co kolega zadal, bez ohledu na to, kdo to řeší.
• Výpis pak seskupte podle projektů a přes 3 tečkové menu vpravo ho vyexportujte do PDF nebo Excelu, ať máte podklad k předání. Práci s filtry a pohledy popisuje článek Jak připravit report úkolů.

Pokud odcházející kolega vedl celou agendu a jeho úkoly potřebuje nástupce nejen řešit, ale i spravovat, přidejte nástupce do těch projektů v roli Manažer. Manažer může měnit termíny, zavírat a mazat úkoly bez ohledu na to, kdo je zadal.

Přidání nástupce do projektů a nastavení práv

Nový kolega nevidí nic, dokud není členem projektu. Každý uživatel vidí jen projekty, kterých je členem. Tohle je zdaleka nejčastější příčina hlášení „nový kolega nevidí žádné úkoly“.

Postupujte takto:

1. Zaregistrujte nástupce. Nastavení → Správa uživatelů → Registrovat uživatele. Vyplňte formulář a potvrďte. Kolegovi odejde pozvánka s přístupovými údaji. Podrobně to popisuje Jak registrovat uživatele do aplikace.

2. Přidejte ho do celé větve projektů. Otevřete kořenový projekt (obvykle „Zakázky“, „Projekty“ nebo název oddělení), v Přehledu klikněte na Členové projektu a přidejte kolegu. Pak klikněte na jeho jméno, otevřete 3 tečkové menu a vyberte přidat člena do všech podprojektů. Tím ho propíšete do všech podprojektů najednou. Kde už členem je, přidání se přeskočí a existující role se nepřepíše. Návod: Hromadné přidání uživatele do podprojektů.

3. Zkontrolujte role. Ve Správě uživatelů otevřete u nástupce 3 tečkové menu a zvolte Úprava členství. Uvidíte přehled členství ve všech projektech, zaškrtnete ty potřebné a dole zvolíte roli. Používá se to i na hromadnou změnu role napříč projekty. Návod: Hromadná úprava členství.

Jakou roli zvolit: nástupce, který agendu vede, přidejte v roli Manažer. Tomu, kdo jen plní zadané úkoly, stačí role Člen týmu. Rozpis práv má tabulka v článku Projektové role uživatelů.

Předání administrátorských práv

Zvláštní případ nastane, když odchází ten, kdo aplikaci spravuje. Příznak administrátor není projektová role. Je to oprávnění na správu celé aplikace: administrátor zakládá kořenové projekty, spravuje uživatele, vlastní pole a hlavně účet služby a licence. Jako jediný také vidí projekty ostatních.

Práva předejte dřív, než odcházející účet archivujete. Když to necháte na později, zůstanete bez přístupu do správy uživatelů i do fakturace a budete nás muset kontaktovat.

1. Nastavení → Správa uživatelů → 3 tečkové menu u nástupce → Upravit uživatele.
2. Na řádku admin zaškrtněte tlačítko a uložte. Postup má článek Příznak administrátor.
3. Ověřte, že se nástupce dostane do Nastavení → Účet a fakturace.
4. Teprve pak odeberte příznak administrátora odcházejícímu kolegovi a účet archivujte.

Administrátorů může být v Projektově víc než jeden, takže si klidně nechte překryv několika dní. Vždycky ale nechte aspoň jednoho aktivního.

Pokud správu aplikace přebírá IT oddělení a nemá vidět obsah projektů, nastavte mu omezeného administrátora. Spravuje uživatele, členství a účet, ale k úkolům, souborům, financím ani stráveným časům se nedostane. Zapínáme ho na vyžádání.

Uvolnění e-mailu pro nového zaměstnance

E-mailová adresa je v Projektově jedinečná. Archivovaný uživatel ji drží dál, takže nástupce na stejný e-mail nezaregistrujete a dostanete hlášku, že adresa už je obsazená. Typicky na to narazíte u firemních adres typu fakturace@ nebo vyroba@, které se předávají spolu s pozicí.

Máte dvě řešení. Doporučujeme první.

1. Nástupce dostane vlastní adresu. Zaregistrujte ho na jeho vlastní firemní e-mail. Účty zůstanou oddělené, historie sedí a v komentářích i ve strávených časech je vidět, kdo co udělal. Sdílenou adresu si nástupce nechá přeposílat.

2. Uvolníte adresu změnou u odcházejícího účtu. Ve Správě uživatelů otevřete 3 tečkové menu u odcházejícího kolegy, zvolte Upravit uživatele a e-mail přepište na jinou adresu, například na jeho soukromou nebo na tvar jmeno.prijmeni.archiv@vasefirma.cz. Uložte a teprve pak zaregistrujte nástupce na uvolněnou adresu. Postup změny popisuje Jak opravit e-mail nebo jméno uživatele. E-mail měnit může jen administrátor.

Adresu přepište až po převedení všech úkolů a před archivací účtu. Dokud je účet aktivní, chodí na něj upozornění z aplikace, a ta nechcete posílat na soukromou adresu bývalého zaměstnance.

Vliv na počet licencí

Licence počítáme podle zpoplatněných uživatelských účtů, ne podle přihlášení. Dokud jsou účty odcházejícího i nastupujícího kolegy aktivní, obsazují dvě místa a platíte za obě.

Co to znamená v praxi:

• Máte volné místo v balíčku. Zaregistrujte nástupce, převeďte úkoly a odcházejícího archivujte. S cenou se nic neděje.
• Nemáte volné místo. Buď přepněte odcházejícího do role Zákazník, která je zdarma, a po převodu ho archivujte. Nebo na dobu překryvu navyšte balíček. Změnu balíčku provedete v Nastavení → Účet a fakturace a projeví se okamžitě, včetně vyrovnání rozdílu.

Kolik míst máte obsazených a kolik volných, uvidíte v Nastavení → Účet a fakturace. Ceny balíčků jsou na ceníku.

Checklist – výměna zaměstnance krok za krokem

1. Zaregistrujte nástupce ve Správě uživatelů. Pokud nemáte volné místo, přepněte odcházejícího do role Zákazník nebo navyšte balíček.
2. Přidejte nástupce do kořenového projektu a přes 3 tečkové menu ho propište do všech podprojektů.
3. Zkontrolujte roli v projektech: manažer pro toho, kdo agendu vede, člen týmu pro toho, kdo plní úkoly.
4. Odchází administrátor? Nastavte příznak administrátor nástupci a ověřte, že se dostane do Účtu a fakturace.
5. Vypněte si odesílání notifikací (vaše jméno vlevo dole → pracovat bez odesílání notifikací).
6. V Úkolech si na záložce Aktuální vyfiltrujte řešitele, označte vše a hromadně změňte řešitele na nástupce. Zopakujte pro Zpožděné.
7. Uzavřené a splněné úkoly nechte být.
8. Zkontrolujte výsledek na záložce Vše zadané se stále nastaveným filtrem na odcházejícího kolegu.
9. Zapněte notifikace zpátky.
10. Potřebujete jeho e-mail pro nástupce? Přepište ho ve Správě uživatelů na jinou adresu.
11. Archivujte odcházejícího uživatele.

Časté dotazy

Kolegyně odchází na rok na mateřskou a pak se vrátí. Archivovat, nebo nechat účet aktivní?

Archivujte. Archivovaný účet jde kdykoli znovu aktivovat se vším, co k němu patří, a mezitím se kolegyně nepřihlásí ani jí z aplikace nechodí e-maily. Zda se archivací uvolní placené místo, zjistíte v Nastavení → Účet a fakturace. Úkoly převeďte hromadně stejně jako při odchodu. Po návratu účet aktivujete a část agendy vrátíte zpátky.

Odchází externista, který u nás dělal pár úkolů. Platí to samé?

Ano, jen je to rychlejší. Externista vidí pouze úkoly, které řeší nebo sleduje, takže stačí vyfiltrovat si ho jako řešitele, přepsat na nástupce a účet archivovat. Odebrat ho z projektu jde teprve tehdy, když už není řešitelem žádného otevřeného úkolu.

Kolega má přes sto otevřených úkolů. Zvládne to hromadná úprava najednou?

Zvládne. Označte je zaškrtnutím čtverce nad seznamem a změnu proveďte jedním krokem. Jen si předtím vypněte odesílání notifikací, jinak nástupci odejde e-mail o každém převedeném úkolu zvlášť.

Přepsal jsem hromadně špatné úkoly. Jde to vrátit?

Hromadná úprava nemá krok zpět. Opravíte to stejnou cestou, jakou jste změnu udělali: vyfiltrujte si úkoly podle nového řešitele, označte ty, které jste převést neměli, a vraťte je hromadnou změnou řešitele zpátky. Pomůže vám filtr na projekt, protože chybné přepisy bývají soustředěné do jedné větve projektů. Kdo změnu provedl a kdy, dohledáte v historii změn na kartě úkolu.

Nový kolega má úkoly převedené, ale v aplikaci nevidí nic. Čím to je?

Není členem projektů, ve kterých úkoly leží. Přidejte ho do kořenového projektu a propište do všech podprojektů. Pokud vidí projekt, ale ne úkoly, zkontrolujte jeho roli. V roli Externista vidí jen úkoly, které sám řeší nebo sleduje.