Jak zapojit externí uživatele?

Máme 2 varianty jak je zapojit:

1) registrovaný uživatel v roli Externista v projektu

2) externí sledující konkrétního projektu

V prvním variantě:

• registrujeme uživatele, přijde mu pozvánka do aplikace, může se přihlásit do aplikace a vidět , které úkoly řeší, jaký je termín
• registrovanému uživateli přichází ranní souhrnná upozornění, že se blíží termín
• registrovaný uživatel si může Projektově propojit s kalendářem a například ve svém Outlooku vidět termíny svých úkolů, z Outlooku se prokliknout do Projektově

Takto založíte projekt, do projektu registrujete nebo přidáte už jednou zaregistrovaného kolegu v roli Externista a přidělíte mu úkoly.

V tomto projektu, Externista nevidí všechny úkoly, vidí jen úkoly, které řeší nebo sleduje. V projektu je například 20 úkolů, on vidí jen své 2. Více o rolích a sdílení projektů je zde: Jak nastavit oprávnění

Druhou variantou je "Externí sledující".

U libovolného úkolu můžete kromě autora a řešitele zvolit Sledujícího. Sledující je ten, komu chodí e-mailové notifikace. V projektu je například 20 úkolů, já jsem sledující jen 2 úkolů. Z těchto 2 úkolů mi chodí notifikace.

Řešitelem úkolu může být jen registrovaný uživatel. Sledující jsou ti, kteří mají úkol "na vědomí", kterým chodí e-mailové notifikace.

K úkolu skrze externí sledující mohu přidat e-mailovou adresu třetí strany, nebo dodavatele. Na tuto adresu je nasdílen náhled jen tohoto jednoho úkolu. Externí sledující nemá přístup do aplikace, nemá kam se přihlásit. Nevidí souhrn všech svých úkolů.

Externímu sledujícímu přijde na e-mail komentář, na tento komentář může odpovědět. Nebo si z e-mailu může rozkliknout omezený náhled úkolu s popisem a komentáři a odpovědět v náhledu.