Jak vytvořit opakovaný úkol či podúkol
Projekty rozjeté, úkoly rozdělené. Co ale s úkolem, který se vrací každý týden nebo každý měsíc? V Projektově ho nastavíte jednou jako opakovaný a systém ho pokaždé založí znovu. Měsíční fakturace, pravidelná kontrola, čtvrtletní výkaz – zadáte jednou a řada běží dál sama.
Co vám opakované úkoly usnadní:
- Zadáte práci jednou a vrací se sama – denně, týdně, měsíčně i ročně.
- Nezapomenete na fakturace, revize ani pravidelné porady. Řada nevynechá, i když úkol splníte po termínu.
- Udržíte přehled – živý je vždy jen jeden úkol, další vznikne po jeho splnění.
- Nastavíte si rytmus – konkrétní dny v týdnu, interval po dnech, nebo přesné datum.
Jak zapnout opakování úkolu
- Nastavte úkolu termín. Od něj se opakování odvíjí.
- V detailu úkolu pod termínem klikněte na nastavit opakování .
- V roletce vyberte typ opakování: pravidelně (po zvoleném počtu dní), denně, týdně, měsíčně nebo ročně.
- Potvrďte tlačítkem nastavit .
Opakování je zapnuté.
Co které pole v nastavení znamená
| Pole | Co nastavuje |
|---|---|
| Termín | Datum, od kterého se opakování počítá. |
| Typ opakování | Jak často se úkol vrací: pravidelně, denně, týdně, měsíčně nebo ročně. |
| Interval | Po kolika dnech (u pravidelného) nebo týdnech (u týdenního) se úkol opakuje. |
| Dny v týdnu | U týdenního opakování dny, kdy má úkol vzniknout, například pondělí a čtvrtek. |
Jak upravit opakování
Nastavení změníte kdykoli, aniž byste opakování rušili.
- Otevřete úkol.
- Pod termínem klikněte na změnit opakování .
- Upravte typ, interval nebo dny a potvrďte tlačítkem nastavit .
Změna platí pro další úkoly v řadě. Aktuální úkol zůstává, další vznikne už podle nového nastavení.
Jak zrušit opakování
- Otevřete úkol.
- Klikněte na změnit opakování .
- Zvolte zrušit opakování a potvrďte.
Úkol se dál nebude opakovat. Po jeho splnění a uzavření už žádný nový nevznikne.
Jak řada opakovaných úkolů funguje
Opakované úkoly drží pohromadě jako řada. V jednu chvíli je živý vždy jen jeden úkol. Další v řadě vznikne hned, jakmile ten aktuální splníte nebo uzavřete – ne dřív.
Termín nového úkolu se posune podle nastaveného opakování. U měsíčního opakování s termínem na 8. den vznikne po uzavření úkolu další na 8. den příštího měsíce.
Úkol můžete splnit i po termínu. Nový vznikne podle opakování od chvíle uzavření, aby řada nevynechala. Stejně tak když termín ručně posunete: řada se dopočítá od okamžiku, kdy úkol uzavřete.
Co se přenese do nového úkolu
Nový úkol v řadě dostane zadání z předchozího, ne odvedenou práci.
| Přenáší se | Nepřenáší se |
|---|---|
| Řešitel | Strávený čas |
| Popis a poznámky | Komentáře |
| Odhad času | Přílohy |
| Sledující |
Splnit, nebo uzavřít? Pro řadu je to jedno
Ať aktuální úkol splníte, nebo uzavřete, řada pokračuje stejně a další úkol se vytvoří. Je jedno, kterou z těch dvou akcí zvolíte.
Řadu posune jen ten poslední, aktuální úkol. Když otevřete, znovu splníte nebo upravíte některý ze starších, už uzavřených opakovaných úkolů, nic dalšího se nestane. Žádný nový úkol nevznikne.
Typy opakování
Vybíráte z pěti typů. Každý se hodí na jiný rytmus. Nejdřív rychlý přehled, detail u každého typu najdete níže.
| Typ | Kdy vznikne další úkol | Typické použití |
|---|---|---|
| Pravidelně | Zvolený počet dní po uzavření předchozího úkolu | Servisní prohlídky, kontroly v pevném rytmu |
| Denně | Každý den | Ranní kontroly, denní hlášení |
| Týdně | Ve vybrané dny v týdnu | Pravidelné porady, týdenní kontroly |
| Měsíčně | Zvolený den v měsíci | Měsíční fakturace a uzávěrky |
| Ročně | Zvolené datum jednou za rok | Roční revize, obnovy smluv, audity |
Pravidelně
Úkol se vrací po zvoleném počtu dní ode dne, kdy ho uzavřete. Zadáte interval, například každých 5 dní, a další úkol vznikne tolik dní po uzavření toho předchozího. Uzavřete úkol 10. 12., nový vznikne 15. 12.
Úkol „Kontrola zásob" s pravidelným opakováním po 5 dnech. Nový úkol vznikne 5 dní ode dne, kdy ten předchozí uzavřete – rytmus se drží podle skutečného provedení, ne podle kalendáře.
Denně
Úkol se vrací každý den. Hodí se na denní rutinu, například ranní kontrolu nebo denní hlášení.
Úkol „Ranní kontrola provozu" s denním opakováním. Každé ráno vznikne nový úkol, řešitel ho projde a uzavře. Hodí se na každodenní rutinu, kterou nechcete držet jen v hlavě: otevření prodejny, kontrola strojů, přehled objednávek.
Týdně
Úkol se opakuje po týdnu, nebo po více týdnech. Můžete vybrat konkrétní dny, kdy má vzniknout, například jen pondělí, nebo pondělí, středu a pátek. Ideální na pravidelnou poradu nebo kontrolu ve vybrané dny.
Úkol „Kontrola zapsané docházky" s týdenním opakováním v pondělí a v pátek. V pondělí zkontrolujete docházku za předchozí týden, v pátek za ten aktuální. Vyberete oba dny a úkol se založí vždy na zvolený den.
Měsíčně
Úkol se vrací každý měsíc na zvolený den. Nastavíte termín na poslední den v měsíci a další úkol vznikne 30. nebo 31. dne příštího měsíce. Typicky měsíční fakturace.
Úkol „Správa a optimalizace reklamních kampaní" s měsíčním opakováním a podúkoly: Optimalizace kampaní, Tvorba a nasazení nových kampaní, Technická kontrola, Výkaz, Hovor s klientem.
Opakování je na hlavním úkolu. K podúkolům průběžně píšete poznámky, zapisujete strávený čas a odškrtáváte hotové. Po odškrtnutí hlavního úkolu se celá sada založí znovu na další měsíc: celý seznam podúkolů se zkopíruje. U podúkolů proto opakování nenastavujete. Když se opakuje hlavní úkol, podúkoly vlastní opakování mít nemůžou.
Úkol „Vystavit faktury" s měsíčním opakováním a termínem na 25. den. Po uzavření vznikne další na 25. den příštího měsíce. Termín vidí účetní v kalendáři a notifikace připomene blížící se datum.
Ročně
Úkol se vrací jednou za rok na zvolené datum. Vhodné na roční revize, obnovy smluv nebo audity.
Úkol „Obnova pojištění vozového parku" s ročním opakováním k 1. 1. Po uzavření vznikne další na 1. 1. příštího roku. Hodí se na obnovy smluv, roční revize nebo inventuru, které se dělají jednou ročně k pevnému datu.
Opakované úkoly v kalendáři
Úkoly také propojíte s osobním kalendářem. V kalendáři se ukáže vždy jen aktuální úkol z řady, další přibude po jeho splnění.
Opakování u podúkolů
Opakování nastavíte i u podúkolů. Máte tři možnosti:
- Opakovaný samostatný úkol: vrací se například jednou za měsíc.
- Opakovaný hlavní úkol i s podúkoly: s každým opakováním se hlavní úkol založí znovu včetně všech podúkolů.
- Hlavní úkol bez opakování, opakují se jen jeho podúkoly: hlavní úkol zůstává, vrací se vybrané podúkoly.
Když opakování nejde nastavit
Narazíte na hlášku, že opakování u úkolu nejde zapnout? Znamená to, že opakování už běží na nadřazeném úkolu. Ten se s každým opakováním zakládá znovu včetně podúkolů, takže podúkol vlastní opakování mít nemůže.
Opakujte buď nadřazený úkol, nebo jeho podúkoly – ne obojí zároveň.
Když se opakovaný úkol nevytvořil
Splnili nebo uzavřeli jste opakovaný úkol a další v řadě přesto nevznikl? Projděte čtyři nejčastější příčiny:
- Splnili jste starší úkol, ne aktuální. Řada se řídí jen posledním úkolem. Zásah do staršího, už uzavřeného úkolu nový úkol nevytvoří.
- Opakování bylo zrušeno. Otevřete úkol a mrkněte na změnit opakování . Pokud je opakování pryč, nastavte ho znovu.
- Pracovali jste s kopií úkolu. Kopie do řady nepatří a sama se neopakuje – opakování zůstává na původním úkolu.
- Poslední úkol v řadě byl smazán. Bez něj se řada nemá z čeho dopočítat.
Pokud nesedí ani jedna příčina, napište nám přes chat vpravo dole. Podíváme se na to a opakování zprovozníme.
