Jak vytvořit opakovaný úkol či podúkol
Projekty rozjeté, úkoly rozdělené. Co ale s úkolem, který se vrací každý týden nebo každý měsíc? V Projektově ho nastavíte jednou jako opakovaný a systém ho pokaždé založí znovu. Měsíční fakturace, pravidelná kontrola, čtvrtletní výkaz – zadáte jednou a řada běží dál sama.
Jak zapnout opakování úkolu
Nastavte úkolu termín. Od něj se opakování odvíjí.
V detailu úkolu pod termínem klikněte na nastavit opakování .
V roletce vyberte typ opakování: pravidelně (po zvoleném počtu dní), denně, týdně, měsíčně nebo ročně.
Potvrďte tlačítkem nastavit .
Opakování je zapnuté.
Jak upravit opakování
Nastavení změníte kdykoli, aniž byste opakování rušili.
Otevřete úkol.
Pod termínem klikněte na změnit opakování .
Upravte typ, interval, dny nebo čas a potvrďte tlačítkem nastavit .
Změna platí pro další úkoly v řadě. Aktuální úkol zůstává, další vznikne už podle nového nastavení.
Jak zrušit opakování
Otevřete úkol.
Klikněte na změnit opakování .
Zvolte zrušit opakování a potvrďte.
Úkol se dál nebude opakovat. Po jeho splnění a uzavření už žádný nový nevznikne.
Jak řada opakovaných úkolů funguje
Opakované úkoly drží pohromadě jako řada. V jednu chvíli je živý vždy jen jeden úkol. Další v řadě vznikne teprve tehdy, když ten aktuální splníte nebo uzavřete – ne dřív.
Termín nového úkolu se posune podle nastaveného opakování. U měsíčního opakování s termínem na 8. den vznikne po uzavření úkolu další na 8. den příštího měsíce.
Úkol můžete splnit i po termínu. Nový vznikne podle opakování od chvíle uzavření, aby řada nevynechala. Stejně tak když termín ručně posunete: řada se dopočítá od okamžiku, kdy úkol uzavřete.
Splnit, nebo uzavřít? Pro řadu je to jedno
Ať aktuální úkol splníte, nebo uzavřete, řada pokračuje stejně a další úkol se vytvoří. Je jedno, kterou z těch dvou akcí zvolíte.
Řadu posune jen ten poslední, aktuální úkol. Když otevřete, znovu splníte nebo upravíte některý ze starších, už uzavřených opakovaných úkolů, nic dalšího se nestane. Žádný nový úkol nevznikne.
Typy opakování
Vybíráte z pěti typů. Každý se hodí na jiný rytmus. Tady je, co který znamená.
Pravidelně
Úkol se vrací po zvoleném počtu dní ode dne, kdy ho uzavřete. Zadáte interval, například každých 5 dní, a další úkol vznikne tolik dní po uzavření toho předchozího. Uzavřete úkol 10. 12., nový vznikne 15. 12.
Denně
Úkol se vrací každý den. Hodí se na denní rutinu, například ranní kontrolu nebo denní hlášení.
Týdně
Úkol se opakuje po týdnu, nebo po více týdnech. Můžete vybrat konkrétní dny, kdy má vzniknout, například jen pondělí, nebo pondělí, středu a pátek. Ideální na pravidelnou poradu nebo kontrolu ve vybrané dny.
Měsíčně
Úkol se vrací každý měsíc na zvolený den. Nastavíte termín na 8. den a další úkol vznikne 8. den příštího měsíce. Typicky měsíční fakturace.
Ročně
Úkol se vrací jednou za rok na zvolené datum. Vhodné na roční revize, obnovy smluv nebo audity.
K opakování můžete nastavit i čas, například 10:00. Projektově pak upozorní notifikací, když se blíží splnění.
Úkoly také propojíte s osobním kalendářem. V kalendáři se ukáže vždy jen aktuální úkol z řady, další přibude po jeho splnění.
Opakování u podúkolů
Opakování nastavíte i u podúkolů. Máte tři možnosti:
Opakovaný samostatný úkol: vrací se například jednou za měsíc.
Opakovaný hlavní úkol i s podúkoly: s každým opakováním se hlavní úkol založí znovu včetně všech podúkolů.
Hlavní úkol bez opakování, opakují se jen jeho podúkoly: hlavní úkol zůstává, vrací se vybrané podúkoly.
Když opakování nejde nastavit
Narazíte na hlášku, že opakování u úkolu nejde zapnout? Znamená to, že opakování už běží na nadřazeném úkolu. Ten se s každým opakováním zakládá znovu včetně podúkolů, takže podúkol vlastní opakování mít nemůže.
Opakujte buď nadřazený úkol, nebo jeho podúkoly – ne obojí zároveň.
Když se opakovaný úkol nevytvořil
Splnili nebo uzavřeli jste opakovaný úkol a další v řadě přesto nevznikl? Napište nám přes chat vpravo dole. Podíváme se na to a opakování zprovozníme.
Příklady z praxe
Úkol „Správa a optimalizace reklamních kampaní" s měsíčním opakováním a podúkoly: Optimalizace kampaní, Tvorba a nasazení nových kampaní, Technická kontrola, Výkaz, Hovor s klientem.
Opakování je na hlavním úkolu. K podúkolům průběžně píšete poznámky, zapisujete strávený čas a odškrtáváte hotové. Po odškrtnutí hlavního úkolu se celá sada založí znovu na další měsíc – celý seznam podúkolů se zkopíruje. U podúkolů proto opakování nenastavujete, technicky to ani nejde.
Hlavní projekt „Servis" a pod ním podprojekty podle jednotlivých zákazníků. V každém projektu jsou opakované úkoly podle šablony, například roční servis a fakturace dispečink. Každý úkol má roční opakování, svého řešitele a svůj výroční termín.
Úkol „Kontrola skladu" s týdenním opakováním v pondělí a ve čtvrtek. Vyberete oba dny a Projektově založí úkol dvakrát týdně, vždy na zvolený den. Hodí se na pravidelné operativní kontroly, které neběží každý den, ale v pevný rytmus.
Úkol „Ranní kontrola provozu" s denním opakováním. Každé ráno vznikne nový úkol, řešitel ho projde a uzavře. Hodí se na každodenní rutinu, kterou nechcete držet jen v hlavě: otevření prodejny, kontrola strojů, přehled objednávek.
Úkol „Vystavit faktury" s měsíčním opakováním a termínem na 25. den. Po uzavření vznikne další na 25. den příštího měsíce. Termín vidí účetní v kalendáři a notifikace připomene blížící se datum.
Úkol „Servisní prohlídka" s pravidelným opakováním po 14 dnech. Nový úkol vznikne 14 dní ode dne, kdy ten předchozí uzavřete. Rytmus se tak drží podle skutečného provedení, ne podle kalendáře.
