Vlastní pole u projektů a úkolů
Projekt má číslo zakázky, investora a fázi, ve které se právě nachází. Úkol má interní poznámku nebo parametr, který se do popisu psát nechce. Pro tyhle údaje slouží vlastní pole: sami si určíte, co k projektům a úkolům evidujete.
Vlastní pole zakládá administrátor aplikace v nastavení. Pole u projektu se zobrazí v přehledu projektu, pole u úkolu pod popisem úkolu. Počet polí není omezený.
Novinka: pole nově zakládáte, upravujete i mažete přímo ve verzi Projektově 2. Dřív jste je nastavovali jen ve verzi 1.
Co do vlastních polí patří
Vlastní pole je údaj, který si do aplikace přidáte nad rámec standardních polí. Typicky jde o informace, které máte u každé zakázky stejné a potřebujete je mít na jednom místě, ne rozeseté v popisech a e-mailech.
U projektu tak vznikne karta zakázky: číslo projektu, investor, výše dotace, parametry stavby nebo odkaz na sdílenou složku. Tyhle údaje vyplňuje manažer projektu a tým je vidí v přehledu projektu.
U úkolu doplníte parametr, který patří ke konkrétní práci: kód výkresu, sériové číslo, stav schvalování. Pole se objeví pod popisem úkolu a hodnotu do něj zapíše řešitel nebo manažer.
Jak založit vlastní pole
Celou správu polí máte ve verzi 2 v nastavení aplikace. Zakládat a upravovat je může administrátor aplikace. Pokud sekci v nastavení nevidíte, nemáte příznak administrátor.
- V levém menu dole klikněte na Nastavení.
- Na stránce Nastavení aplikace otevřete Vlastní pole.
- Přepínačem nad tabulkou vyberte, kam pole patří: Úkoly , nebo Projekty . Pro vlastní stav projektu zvolte Projekty.
- Klikněte na Přidat další pole .
- Do pole Název zadejte, jak se má údaj jmenovat. Název uvidí celý tým, volte konkrétní pojmenování: "Číslo zakázky" funguje lépe než "Číslo".
- V roletce Typ vyberte formát údaje. Přehled typů najdete v tabulce níže.
- Do pole Popis napište návod k vyplnění. Zobrazí se u pole a ušetří dotazy, co přesně tam patří.
- U Typu úkolů navážete pole na konkrétní typy úkolů. Vyplňuje se u projektových i úkolových polí.
- V Viditelnosti polí vyberte role, které pole uvidí. Pro pole dostupné celému týmu vyberte Viditelné všem. Detail rolí popisuje článek projektové role uživatelů.
- Potvrďte tlačítkem Uložit .
Přehled založených polí
Pod přepínačem najdete tabulku všech polí daného druhu. U každého vidíte název, navázaný typ úkolů, typ, viditelnost a popis. Založená pole vypadají například takto:
| Pole | Typ úkolů | Typ | Viditelnost polí |
|---|---|---|---|
| Manažer projektu | Schválený projekt | Text | Viditelné všem |
| Datum zahájení | Schválený projekt | Datum | Viditelné všem |
| Rozpočet projektu | Schválený projekt | Celé číslo | Viditelné všem |
| Soubory / Dokumenty | Schválený projekt | Soubor | Viditelné všem |
Pořadí polí seřadíte přetažením řádku za úchyt vlevo. Konkrétní pole upravíte nebo smažete přes 3tečkové menu na konci řádku.
Každá změna v nastavení se promítne všude. Přejmenované pole, jiné pořadí i nová položka seznamu se projeví u úkolů a projektů okamžitě, bez dalšího kroku. Nahoru proto dejte pole, která tým vyplňuje nejčastěji.
Typy vlastních polí
Typ určuje, co jde do pole zapsat. Vyberte ho podle toho, jak budete údaj používat: číselné a datumové hodnoty se dají řadit, seznam drží jednotné pojmenování.
| Typ | Co do pole zapíšete | Kdy ho použít |
|---|---|---|
| Text | Krátký text na jeden řádek | Číslo zakázky, jméno investora, kód výkresu |
| Dlouhý text | Víceřádkový text | Poznámka k zadání, specifikace |
| Url | Odkaz | Sdílená složka s podklady, karta v CRM |
| Seznam | Výběr z předem daných položek | Vlastní stav projektu, kategorie, oblast |
| Celé číslo | Číselná hodnota | Počet kusů, výše dotace, patro |
| Datum | Datum z kalendáře | Podpis smlouvy, předání díla, kolaudace |
| Ano/Ne | Zaškrtávací políčko | Smlouva podepsaná, zaplacená záloha |
| Soubor | Příloha | Objednávka, výkres, protokol |
Jak si nastavíte vlastní stav projektu
Vlastní stav projektu je pole typu Seznam. Vy určíte, jakými fázemi zakázka prochází, a manažer pak u projektu vybírá z hotové roletky. Celý tým používá stejná pojmenování a v přehledu projektu je fáze vidět na první pohled.
- V sekci Vlastní pole přepněte na Projekty a klikněte na Přidat další pole .
- Do pole Název zadejte "Stav projektu".
- Jako Typ vyberte Seznam.
- Doplňte položky seznamu, tedy jednotlivé fáze. U výrobní zakázky to bývá Poptávka, Nabídka, Výroba, Montáž, Fakturace, Hotovo.
- Pole uložte.
Položky seznamu spravujete na stejném místě jako pole samotné, tedy v nastavení aplikace v sekci Vlastní pole. Platí pro ně i stejné oprávnění: upravit je může jen administrátor. Novou fázi tak doplníte kdykoli a hned se nabídne u všech projektů.
Kde se vlastní pole zobrazí
Projektová pole najdete v přehledu projektu. Vyplňuje je manažer projektu, ostatní role je vidí podle nastavené viditelnosti. Z přehledu tak čtete zadání i parametry zakázky na jednom místě, bez hledání v přílohách.
Úkolová pole se zobrazí pod popisem úkolu na kartě úkolu. Hodnotu do nich zapíšete přímo při práci s úkolem a jejich počet není omezený.
Kdo vlastní pole vidí a kdo je spravuje
Definici polí drží v rukou administrátor aplikace. Obsah vyplňuje manažer projektu u konkrétního projektu nebo úkolu.
Viditelnost nastavíte u každého pole zvlášť výběrem rolí. Údaje, které nepatří celému týmu, tak zůstanou jen manažerům – typicky výše dotace, marže nebo fakturační poznámky. Externista a zákazník uvidí jen pole, která jim vyberete.
Potřebujete pole založit a nemáte příznak administrátor? Napište naší podpoře přes live chat v pravém dolním rohu aplikace, pole vám nastavíme.
