Naplánování prvního projektu

Projekt je základním stavebním kamenem aplikace. Abychom mohli projekt naplánovat, je nutné jej nejprve vytvořit.

Založení projektu

Jak přidat nový projekt?

1. Na stránce Můj den v levém menu klikněte na Projekty
2. otevřete si tak seznam projektů.
3. Na seznamu projektů klikněte na plus Vytvořit nový projekt
4. vyberte zda přidat nový projekt nebo projekt ze šablony,
5. zadejte název projektu,

6. vyberte nadřazený projekt nad-projekt. (Každý projekt je zařazen pod složku projektů kterou vytvořil admin aplikace.)

7. Potvrďte stisknutím tlačítka Vytvořit a jít do detailu případně Vytvořit a zavřít.

Přehled projektu na co slouží?

Každý projekt má svůj přehled. Najdete zde nejdůležitější informace o projektů jako jsou plánovaný začátek a termín. V přehledu projektů najdete i místo na popis k projektů. Popis projektu slouží jako zadáni k projektu.

Zadáni projektů by mělo obsahovat tyto základní informace:

• Název projektu
• Číslo projektu (nejčastěji firmy své zakázky odlišuji i dle čísel)
• Plánovaný termín začátku a ukončení
• Stručný opis proč se projekt organizuje
• Organizační body projektu
• Hodnota projektu - kolik bude projekt stát
• Zadavatele - investora a manžera projektu
• Další důležité informace k projektu

Přehled popisu projektů slouží jako souhrnný zdroj informací pro všechny zúčastněné strany (kolegy) v projektu.

Členové týmu

V přehledu projektu najdete i sekci členové týmu. Zde vyberete a přidáte kolegy do projektu. Do projektu můžete přidat již registrovaného kolegu, který má účet v Projektově ale i registrovat nového kolegu.

Kolegy můžete přidat v roli manažer, člen týmu, externista a nebo zákazník (role zákazník je pouze na náhled doporučujeme v této roli přidat například investora na přehled o projektu).

Naplánování projektu

Po vytvoření projektu přichází na řadu plánováni. Po otevření projektu pod názvem projektu najdete projektové menu s možností zobrazení úkolů v projektu. Projekt můžete naplánovat na seznamu projektu, mapě úkolů ale i na kanbanové tabuli.

Naplánování projektu krok po kroku s video nápovědou

Nový projekt krok po kroku

3:21

Plánování projektu na seznamu úkolů

Na seznamu úkolů plánujete svůj projekt jednoduše přes tlačítko plus Přidat Nový úkol. Co řádek na seznamu to nový úkol v projektu.

Grafické plánováni s mapou úkolů

Pokud máte složitější projekt, naplánujte ho přes mapu úkolů.

Jednoduše zde u modrého obdélníku s názvem projektu, přes tlačítko plus přidáváte jednotlivé úkoly.

Hlavní celky projektu, hlavní etapy, přidáváme pod sebe do prvního sloupce. Časově jdou za sebou z vrchu dolů. Poté tyto jednotlivé velké celky rozkládáme doprava na menší části. Přes ikonu plus k nim přidáváme podúkoly.

Rozdělení úkolů

Po naplánovaní úkolů v projektu nastal čas přidělit úkoly řešitelům. Každý úkol má svého autora (ten kdo úkol vytvořil) a řešitele.

Přidělit úkoly řešitelům můžete ve dvou variantách:

1. Jednotlivě přidělíte řešitele otevřením vybraného úkolu, kde z roletky vyberete řešitele.

2. Hromadně na seznamu úkolu, na začátku řádku úkolů zaškrtněte čtverec. Po zaškrtnutí vybrané skupiny úkolů se v dolní části aplikace zobrazí menu. Zde vyberte změnit řešitele a v roletce vyberte řešitele. Změna je provedená automaticky kliknutím na vybraného řešitele.

Příprava harmonogramu projektu

Jakmile máte v projektu vypsané všechny činnosti, které se mají realizovat, přichází na řadu druhý krok – příprava harmonogramu projektu. Jak harmonogram vytvořit? S pomocí Ganttova diagramu to zvládnete snadno.

Plánování trvání a návazností v Ganttově diagramu

Levá část diagramu – tabulka úkolů

V levé části diagramu se nachází tabulka s jednotlivými úkoly. Každý řádek obsahuje:

• název úkolu
• datum začátku
• termín dokončení
• trvání ve dnech

Tabulku můžete rozšířit tažením za okraj sloupce Trvání směrem doprava (zelená čára). Zobrazí se další sloupce řešitel, odhadovaný čas a stav.

Zde můžete přiřadit řešitele, doplnit odhadovaný čas a upravit další údaje.

Pravá část diagramu – časová osa

Pravá část obsahuje časovou osu. Na řádcích jednotlivých úkolů jsou zobrazeny šedé obdélníky, které znázorňují období mezi začátkem a termínem úkolu.

Pomocí myši můžete:

• posouvat úkol v čase – tažením celého obdélníku

• měnit termín dokončení – tažením pravého okraje obdélníku

Nastavení trvání úkolu přímo v diagramu

Trvání úkolu lze snadno nastavit také přímo v diagramu:

Na Macu podržte klávesu Option

Ve Windows podržte klávesu ALT

Poté levým tlačítkem myši na řádku úkolu vyznačte požadovanou délku trvání. Tímto způsobem můžete trvání úkolu rychle upravit.

Ganttův diagram nastavení trvání myší

0:35

Úprava termínů – tabulka vs. diagram

Je jedno, zda termíny měníte v tabulce vlevo (kliknutím na datum otevřete kalendář), nebo přímo v grafu v pravé části.

Ganttův diagram vždy automaticky synchronizuje údaje a v levé části zobrazí odpovídající začátek, termín i trvání úkolu.

Řazení a návaznost úkolů

Úkoly v diagramu se řadí podle časové posloupnosti a návaznosti. Změnou trvání nebo data začátku můžete ovlivnit, jak na sebe úkoly navazují.

Úkoly jsou vždy seřazeny podle data. Pokud změníte datum, jejich pořadí se automaticky upraví.

Vazby v diagramu

Vazby v Ganttovém diagramu jsou jednou ze základních funkcí. Slouží na naplánování projektu v čase, tak aby na sebe jednotlivé úkoly navazovali dle postupnosti. Na pravé straně diagramu jsou zobrazené úkoly v obdélníku. Na konci každého obdélníku se nachází malé kolečko. Nad ním stisknete levé tlačítko myší a spojíte kolečko u konce jednoho úkolu s kolečkem u začátku druhého úkolu. Takhle vzniká mezi úkoly vazba začátek-konec. Všechny kroky změn nakonec vlevo nahoře potvrďte tlačítkem uložit.

Jak zrušit vazbu?

Jakákoliv vazba v Ganttovém diagramu může být zrušená. Například když omylem svážete úkoly které na sebe nemají navazovat klikněte na vazbu dvakrát levým tlačítkem myší a potvrdíte odstranit vazbu. Vazba tak bude odstraněna. V případě že jste ještě neuložili změny v diagramu, vazby můžete zrušit i za pomoci tlačítka zrušit na levé straně diagramu.